مساعد تنفيذي / إداري

ملخص الموقف

تدعم الوظائف ضمن هذه الفئة كبار المسؤولين التنفيذيين ضمن الفريق التنفيذي لمدير التعليم (الإدارة التنفيذية).

يقوم الموظف الذي يشغل هذا المنصب بأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية السرية التي تشمل البحث وتحليل البيانات والكتابة؛ وإجراء التحقيقات؛ ووضع الإجراءات والأساليب والتوصيات لتحقيق الأهداف المحددة؛ وتقديم الدعم الإداري في الأمور المتعلقة بسياسات المنطقة التعليمية وسياسات مجلس الإدارة وقواعد المفاوضة الجماعية. ويُعد هذا الموظف حلقة الوصل والجهة التي يتواصل معها المسؤول التنفيذي مباشرةً مع الموظفين والمجتمع المحلي، بما في ذلك القادة والشخصيات البارزة على مستوى الولاية والمستوى المحلي.

تعمل الوظائف في هذه الفئة كجزء من فريق من المساعدين التنفيذيين بهدف تبسيط سير العمل وتبادل التدريب لتوفير الدعم الاحتياطي لكل وظيفة.

خصائص الفئة

هذه فئة وظيفية كاملة على مستوى «رحلة» ضمن سلسلة وظائف «مساعد الإدارة/المساعد التنفيذي». ويؤدي الموظفون في هذه الفئة مجموعة المهام الكاملة. ويُظهر الموظفون في هذا المستوى روح مبادرة قوية، ويعملون بشكل مستقل ولكن بالتعاون مع المسؤول التنفيذي و/أو أعضاء الإدارة التنفيذية الآخرين، لذا لا يتلقون التوجيهات أو المساعدة إلا في حالات نادرة تتعلق بمواقف جديدة أو غير معتادة، أو عندما يرى المسؤول التنفيذي أو المساعد أن ذلك ضروريًا. وهم على دراية تامة بإجراءات التشغيل وسياسات وحدة العمل.

تتميز هذه الفئة عن سلسلة فئة المساعد الإداري / السكرتارية على أساس المسؤوليات التي تشمل المزيد من الاستقلالية وصنع القرار والمعرفة التقنية داخل برامج أو أقسام محددة.

الإشراف المتلقاة والممارسة

يقدم الموظف في هذا المنصب تقاريره مباشرة إلى المدير التنفيذي (المشرف) المعين له ، على الرغم من أنه قد يقدم تقاريره جزئيا إلى أعضاء الإدارة التنفيذية الآخرين حسب ما يتطلبه سير العمل والمشاريع. عادة ما تترك مهام العمل وطرق أداء هذه المهام لتقدير الموظف ، حيث يقدم المشرف التعليمات والمشورة والقرارات حسب الحاجة أو الطلب.

يجوز ممارسة الإشراف الفني على الموظفين الكتابيين المعينين.

الوظائف الأساسية

1. يجري الدراسات والبحوث و / أو التقييمات المتعلقة بالمشاكل الإدارية والمشاريع وسياسة المنطقة.
2. يؤلف ويمتثل ويحلل ويحرر ويقيم ويحافظ على حجم كبير من المواد المكتوبة ، بما في ذلك الرسائل أو المحاضر أو التقارير أو جداول الأعمال أو البيانات الإحصائية أو الرسوم البيانية أو المستندات الأخرى كعمل أصلي أو من الملاحظات أو التعليمات الشفهية أو المكتوبة.
3. يراقب الميزانية السنوية للإدارة التنفيذية ومكتب مجلس إدارة المدرسة ، وصيانة جداول البيانات والتقارير والتوفيق بينها وإنشائها ، بما في ذلك الفواتير القانونية السرية. يراقب ميزانيات المنطقة المخصصة ، ونفقات العمليات.
4. ينسق عمل مجلس المدرسة: يحضر ويحضر اجتماعات مجلس الإدارة ؛ يحضر تخطيط جدول الأعمال ؛ تجميع حزم جدول الأعمال والمواد التكميلية ؛ يحتفظ بالمحاضر والسجلات العامة الأخرى ؛ ينسق جدولة الاجتماعات وإصدارها ونشرها ؛ ينسق التعليقات العامة وخدمات الترجمة والخدمات الإعلامية مع الإدارات الأخرى.
5. ينسق عمل لجنة الميزانية بالتعاون مع الخدمات المالية ؛ يعكس العمل عمل مجلس المدرسة.
6. يدعم عمل عملية المفاوضة الجماعية في المقاطعات: جدولة وتنظيم وحضور جلسات التفاوض والمؤتمرات الحزبية في المقاطعات ؛ إعداد ومراجعة وإدارة المواد السرية والحساسة؛ تدوين الدقائق والملاحظات لفريق المفاوضة في المنطقة.
7. يطور ويحافظ على الإجراءات والممارسات لإدارة السجلات الرسمية والدائمة لجميع الأنشطة المتعلقة بعمل السلطة التنفيذية أو المنطقة المعينة ، والتي قد تشمل شراء الأراضي ، وتغيير الحدود أو إعادة تقسيم الدوائر ، وعمل السندات ، وسجلات الموظفين أو وحدة المفاوضة ، وسجلات مجلس إدارة المدرسة والانتخابات ، وغيرها من الوثائق التي تتطلب أرشيفا طويل الأجل.
8. ينظم وينسق المؤتمرات وورش العمل والاجتماعات وترتيبات السفر الأخرى حسب الضرورة للمنطقة التنفيذية أو المخصصة.
9. يساعد في تسهيل عملية التوظيف للوظائف الشاغرة على المستوى التنفيذي.
10. يراقب نظام الغياب في المقاطعات لأعضاء الإدارة التنفيذية. يتتبع ويدخل الغياب.
11. يعمل مع المستشار القانوني للمنطقة في الأمور المتعلقة بمجلس المدرسة أو المفاوضة الجماعية.
12. يفسر ويشرح الممارسات والقواعد والسياسات والإجراءات واللوائح التي تؤثر على القسم أو مجال البرنامج.
13. يعمل كمورد وحلقة وصل بين السلطة التنفيذية والموظفين الآخرين وعامة الناس.
14. ينسق عمليات وحدة معينة أو منطقة برنامج ، بما في ذلك تنسيق عمل الآخرين المشاركين في المشاريع.
15. ينسق سير العمل والتقويم اليومي للسلطة التنفيذية.
16. يدير البريد الإلكتروني للمسؤول التنفيذي، بما في ذلك صياغة الردود وتفويضها.
17. ترتيب وتنظيم الاجتماعات والدورات التدريبية حسب الضرورة.
18. قد يساعد في تقييم الموظفين في التصنيفات الدنيا.

وظائف اضافيه

يؤدي واجبات أخرى كما تم تعيينها.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. مبادئ وممارسات الأعمال والميزانية والموظفين وإدارة الاجتماعات العامة فيما يتعلق بمجال التعيين.
2. مبادئ وممارسات الإدارة والبحث وحل المشكلات واتخاذ القرارات وتقييم البرامج.
3. مبادئ وممارسات تنظيم العمل وتبسيطه.
4. مبادئ قواعد اللغة الإنجليزية وكتابتها، على مستوى عال يمكن الموظف من الكتابة والتحرير وتقديم الخبرة الفنية للمشاريع التنفيذية.
5. القواعد والسياسات والإجراءات واللوائح ذات الصلة التي تؤثر على القسم أو مجال مسؤولية البرنامج المعين.
6. الإجراءات والممارسات المكتبية الحديثة والقدرات الفنية.

القدرة على

1. تنظيم العمل بفعالية وممارسة الحكم المستقل في اتخاذ القرارات الفنية والإجرائية المناسبة فيما يتعلق بأساليب العمل ومنتجات العمل.
2. بحث وتنظيم وتحليل المعلومات الفنية وإعداد التقارير والتوصيات.
3. مراقبة الميزانيات ووضع التوقعات المتعلقة بميزانيات البرامج المحددة.
4. تشغيل الأنظمة والبرامج الإلكترونية لإدخال المعلومات ومراجعتها واسترجاعها وتطوير صيغ التقارير وإنشاء التقارير المناسبة.
5. تحليل وحل المشاكل الإجرائية والفنية وتنفيذ الخطط والإجراءات المطورة.
6. الحفاظ على النظم والضوابط الإجرائية المعمول بها.
7. تقييم وتحديد أولويات العمل.
8. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل.
9. التواصل بوضوح وإيجاز على مستوى عال ، شفهيا وكتابيا.

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب من شأنه أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة حسب الاقتضاء. تتمثل الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات في الجمع بين ما يلي ليعادل أكثر من ثلاث سنوات من الخبرة النسبية:

تجربة

سنتان من الخبرة التحليلية والتقنية المسؤولة في مجال الدعم الإداري على المستوى التنفيذي والتي توضح عملية صنع القرار.

تدريب

ما يعادل درجة الزمالة من كلية أو جامعة معتمدة مع الدورات الدراسية الرئيسية في الأعمال التجارية أو الإدارة العامة أو التعليم أو مجال ذي صلة.

بيئة العمل

إعداد المكتب الذي يتم التحكم في مناخه والتعرض لمستويات شدة ضوضاء معتدلة. مستوى عال من الاتصال مع موظفي المنطقة والمجتمع ، بما في ذلك الزيارات المتكررة للمدارس والاجتماعات المسائية.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية. القدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة و / أو الانتقال بشكل متكرر من وضع الجلوس إلى الوقوف والمشي والانحناء والركوع. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف.

الرؤية: متكررة بالقرب من حدة. حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: المستقرة / الخفيفة - ممارسة القوة إلى 15 رطلا من حين لآخر أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.

مدة العمل

12 أشهر

مستوى الراتب

التنسيب على Salem-Keizer جدول رواتب الموظفين السريين للمدارس العامة ، الصف 511.

تقييم

سيتم تقييم أداء هذا المنصب وفقا لعملية المقاطعة لتقييم الموظفين السريين.