سكرتير أول

قصد

تحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء مجموعة واسعة من واجبات السكرتارية والأعمال الكتابية المسؤولة والحساسة للبرامج المعينة أو القسم و/أو المسؤول/المشرف.

خصائص الفئة

تؤدي الوظائف في هذا التصنيف واجبات كتابية لبرنامج واحد أو عملية واحدة أو لبرامج أو عمليات متعددة أصغر. وتختلف هذه الفئة عن فئة السكرتير في أن العمل المنجز يشمل نطاقا أوسع من الواجبات، ويتمتع الموظفون بمزيد من السلطة التقديرية لتحديد مسار العمل المناسب استنادا إلى القواعد والسياسات والإجراءات المقررة المتعلقة بمجال البرنامج أو العملية. يتحمل شاغلو هذه الفئة أيضًا مسؤولية أكبر عن نشر المعلومات وتفسير الإجراءات ضمن المبادئ التوجيهية المقررة. يجوز إسناد العمل إلى الفئات الكتابية المرؤوسة. تتطلب معرفة عامة بالبرنامج خاصة بمجال التكليف. قد يخدم عدة موظفين مهنيين أو مدير واحد.

تلقي الإشراف وممارسته

يتلقى التوجيه من مشرف معيّن وقد يتلقى الإشراف الوظيفي والفني من موظفي الدعم المكتبي الأعلى مستوى. تقع مسؤولية طرق أداء المهام على عاتق الموظف ويتم تنفيذها في إطار السياسات المعمول بها أو على النحو المنصوص عليه في القواعد واللوائح. تتم مراجعة العمل بشكل دوري فقط لضمان الامتثال للمعايير والنتائج المقاسة.

يجوز له ممارسة الإشراف الوظيفي على الموظفين الكتابيين.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

1. تقديم الدعم الكتابي للبرنامج أو القسم المعين؛ الاحتفاظ بالسجلات الفنية لوظيفة هامة ضمن البرنامج أو القسم المعين.
2. تفسير وشرح سياسات وقواعد ولوائح البرنامج أو القسم رداً على الاستفسارات؛ وإحالة الاستفسارات حسب الاقتضاء.
3. تجميع المعلومات والبيانات للتقارير الإحصائية والمالية؛ وتقديم المعلومات للمشرف حسب الطلب.
4. تجميع وتجميع مختلف التقارير الخاصة والنماذج والملخصات الخاصة.
5. بدء تشغيل وحفظ مجموعة متنوعة من الملفات والسجلات وصيانتها، وصيانة الكتيبات وتحديث المواد المرجعية.
6. تأليف المراسلات الروتينية.
7. العمل كموظف استقبال في المكتب، وفحص المكالمات والزوار، وإحالة الاستفسارات حسب الاقتضاء.
8. تجهيز النصوص لمجموعة متنوعة من المواد المكتوبة بما في ذلك الرسائل والاختبارات والتقارير والبيانات الإحصائية والرسوم البيانية من المسودة الأولية والتعليمات الشفهية؛ طباعة وتصحيح التجارب المطبعية ومعالجة الوثائق؛ طباعة كمية كبيرة من المواد. قد يستخدم آلة نسخ/مسجل.
9. إجراء ترتيبات السفر، والحفاظ على جداول المواعيد والتقويمات، وترتيب الاجتماعات والمؤتمرات.
10. استلام وتوزيع البريد العادي والإلكتروني.
11. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.
12. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. تنظيم العمل وتقنيات البحث الكافية لجمع البيانات لمجموعة متنوعة من المهام.
2. مبادئ وممارسات مسك الدفاتر الأساسية.
3. استخدام اللغة الإنجليزية والإملاء والقواعد وعلامات الترقيم.
4. الأساليب والإجراءات المكتبية الحديثة وأجهزة الحاسوب المكتبية وتطبيقات البرامج.
5. مبادئ وممارسات كتابة الرسائل التجارية.
6. مبادئ وإجراءات حفظ السجلات وإعداد قواعد البيانات وجداول البيانات.

القدرة على

1. اكتساب معرفة عملية سريعة بسياسات وإجراءات القسم وتشغيل الخدمات الكتابية داخل البرنامج أو القسم.
2. أداء وظائف الدعم الكتابي التي تتطلب حكمًا مستقلًا واتخاذ القرارات وحل المشكلات.
3. البحث عن المعلومات وتأليف المذكرات والرسائل والمراسلات الأخرى لنفسه أو لرئيسه الإداري.
4. التخطيط والتنظيم وتحديد الأولويات وإكمال حجم كبير من العمل في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
5. تشغيل الكمبيوتر لإدخال المعلومات ومراجعتها واسترجاعها، أو استخدام برامج معالجة النصوص أو البرامج.
6. معرفة تنظيم وتشغيل الأقسام الأخرى.
7. تحليل المواقف بعناية واعتماد مسارات عمل فعالة.
8. فهم سياسات القسم وإجراءاته وتطبيقها.
9. تجميع المعلومات والاحتفاظ بسجلات شاملة وإعداد التقارير.
10. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا.
11. اكتب بالسرعة اللازمة لأداء الوظيفة الناجح.
12. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل.

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب من شأنه أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة هو مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات المطلوبة ستكون:

تجربة

ثلاث سنوات من الخبرة الكتابية المسؤولة تدريجياً في بيئة مكتبية متطورة.

تدريب

أي ما يعادل إكمال الصف الثاني عشر.

بيئة العمل

بيئة مكتبية يتم التحكم في مناخها مع درجات حرارة تتراوح بين معتدلة إلى معتدلة البرودة/الحرارة. التعرض لمستويات ضوضاء تتراوح بين المعتدلة إلى الصاخبة ولفترات زمنية متقطعة إلى متكررة.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والإصبع والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية ، والقدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف.
الرؤية: متكررة بالقرب من حدة. حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: مستقرة / متوسطة - مارس القوة إلى 10-25 رطلا بشكل متكرر ، وما يصل إلى 10 أرطال باستمرار أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.