أخصائي كتابي أول

قصد

تحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء مجموعة متنوعة من الأعمال الكتابية ومعالجة السجلات والأعمال المكتبية العامة في الدعم المباشر لبرنامج أو قسم أو مكتب المدرسة.

خصائص الفئة

تؤدي الوظائف في هذه الفئة مجموعة متنوعة من المهام الكتابية في الدعم المباشر لبرامج وعمليات محددة. ويتطلب العمل المنجز معرفة عملية أساسية بالسياسات والإجراءات والممارسات التي تحكم مجال المهمة. قد ينطوي العمل على الاتصال بالجمهور.

تلقي الإشراف وممارسته

يتلقى إشرافًا دقيقًا من مشرف معين، وإشرافًا فنيًا ووظيفيًا من وظائف أعلى مستوى. تقع مسؤولية طرق أداء المهام على عاتق الموظف ويتم تنفيذها في إطار السياسات المعمول بها أو على النحو المنصوص عليه في القواعد واللوائح. تتم مراجعة العمل في كثير من الأحيان لضمان الامتثال للمعايير والنتائج المقاسة.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

ملاحظة: قد تختلف واجبات الوظيفة الفعلية بناءً على القسم و/أو المدرسة و/أو الوظيفة.

1. تجميع سجلات المجال الوظيفي والتحقق منها وتنظيمها حسب التكليف، والحفاظ على السجلات وتحديثها، والقيام بمعالجة السجلات لمجال برنامجي يتطلب قدراً محدوداً من الحكم المستقل واتخاذ القرارات.
2. مراجعة السجلات وتحديد الإجراء المناسب الواجب اتخاذه.
3. طباعة المراسلات والتقارير والوثائق الأخرى؛ وتأليف المراسلات وفقًا للتعليمات العامة.
4. الاستجابة للطلبات الواردة من الأقسام الأخرى والطلاب والجمهور العام فيما يتعلق بمجال المهمة.
5. إدخال البيانات واسترجاعها باستخدام الحاسوب و/أو برامج جداول البيانات؛ الاحتفاظ بالسجلات وإعداد التقارير الأساسية.
6. تطبيق وشرح قواعد وإجراءات وسياسات القسم أو البرنامج.
7. القيام بأعمال مسك الدفاتر الأساسية حسب الحاجة.
8. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.
9. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.
10. قد يقوم بمهام موظف الاستقبال.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. مبادئ وممارسات حفظ السجلات المكتبية
2. قواعد اللغة الإنجليزية للأعمال، والإملاء، وعلامات الترقيم، والرياضيات
3. الممارسات والإجراءات والمعدات المكتبية الحديثة
4. برامج الكمبيوتر لمعالجة النصوص وجداول البيانات

القدرة على

1. تخطيط المهام وتنظيمها وتحديد أولوياتها وإكمالها في بيئة عمل تخضع لانقطاعات متكررة
2. ممارسة الحكم المستقل بما في ذلك اتخاذ القرارات المناسبة فيما يتعلق بأساليب العمل والجداول الزمنية للأعمال الموكلة إليه
3. تطبيق القوانين والقواعد واللوائح والسياسات والإجراءات
4. تشغيل الحاسوب الشخصي واستخدام برامج معالجة النصوص وجداول البيانات لإنشاء تنسيقات السجلات/المستندات، وإدخال البيانات واسترجاعها، والاحتفاظ بالسجلات، وإنشاء المستندات والتقارير
5. جمع وتنظيم المعلومات المتعلقة بالبيانات وإعداد التقارير
6. مراجعة وتطبيق المعلومات الفنية في نطاق المهمة
7. معالجة الكلمات بالسرعة اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح
8. تشغيل مختلف المعدات المكتبية بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر، وآلات النسخ، ولوحات النسخ، وكاميرات المستندات.
9. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل
10. الحفاظ على سرية المعلومات
11. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا
12. تقديم خدمة عملاء ممتازة

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب الذي من المحتمل أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات ستكون:

تجربة

أي خبرة كتابية تنطوي على حفظ السجلات والاتصال العام واستخدام أجهزة الكمبيوتر لأغراض معالجة النصوص وحفظ السجلات.

تدريب

ما يعادل إتمام الصف الثاني عشر. شهادة الثانوية العامة أو دورات دراسية جامعية أو دروس في كلية إدارة الأعمال.

بيئة العمل

إعداد مكتب يتم التحكم في مناخه مع التعرض لمستويات الحد الأدنى من شدة الضوضاء العالية حسب موقع العمل.

مستوى متوسط إلى مرتفع من الاتصال بموظفي المنطقة والوكالات الخارجية / المجتمع اعتمادا على موقع العمل.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والإصبع والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية ، والقدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف.
الرؤية: متكررة بالقرب من حدة. حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: المستقرة / الخفيفة - ممارسة القوة إلى 20 رطلا من حين لآخر أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.