أخصائي مكتب المدرسة 2 المدرسة المتوسطة

قصد

تحسين تحصيل الطلاب من خلال تقديم الدعم الفني العالي لإدارة المدرسة فيما يتعلق بتطوير الجدول الدراسي الرئيسي. يؤدي جميع وظائف تسجيل الطلاب، بما في ذلك إدارة السجلات، وتحليل متطلبات الدورات الدراسية ومتطلبات المناهج الدراسية لضمان وضع الطلاب في المكان المناسب، وفحص متطلبات التعليم الخاص/التعليم اللغوي ووضع جداول الطلاب.

خصائص الفئة

تتميز هذه الفئة عن سلسلة أخصائي المكاتب المدرسية وسلسلة أخصائي المكاتب المدرسية 2 (المدرسة الثانوية) بناءً على المهارات الفنية المتخصصة والمحددة المطلوبة. وهو تصنيف فريد من نوعه لأنه يتطلب تدريبًا تقنيًا متخصصًا في تطوير الجداول الرئيسية بما في ذلك التدريب التقني على برامج الحاسوب (نظام معلومات الطلاب) من حيث صلتها بإدخال بيانات الجدولة ومعالجتها. يعمل الموظفون في هذه الوظيفة بشكل وثيق مع الإداريين في تقديم التقارير وبيانات التسجيل المستخدمة في التوظيف والتعيينات.

تلقي الإشراف وممارسته

يتلقى إشرافًا مباشرًا من المسؤول المعين. تُترك طرق أداء المهام لتقدير الموظف مع قيام المشرف أو المسؤول بإعطاء التعليمات والمشورة من حين لآخر. تتم مراجعة العمل بشكل دوري فقط للتأكد من مطابقته للمعايير والنتائج المقاسة.

الوظائف الأساسية للوظيفة

- قد تشمل، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

1. إدارة سجلات الطلاب وكشوف الدرجات بما يتوافق مع إرشادات الولاية والمبادئ التوجيهية الفيدرالية والمقاطعة وبما يتوافق مع معايير الاعتماد المدرسي.
2. تجميع البيانات وتحليلها وتقييمها وإعداد النصوص والتقارير بناء على هذه البيانات.
3. تفسير الحالة الائتمانية للدورات الدراسية المنقولة.
4. تسجيل الطلاب وسحبهم من الفصول الدراسية و/أو الالتحاق بالمدرسة و/أو التسجيل في المدرسة.
5. تقديم الدعم الإداري في وضع الجدول الزمني الرئيسي.
6. إدخال البيانات وتجميعها وتحليلها لتطوير الجدول الزمني الرئيسي.
7. الاحتفاظ بملفات الطلاب السرية.
8. إعداد جداول الطلاب.
9. إعداد تقارير الحضور للتمويل الحكومي.
10. إعداد النماذج وتجميع حزم التسجيل.
11. تقديم المشورة لأولياء الأمور/الطلاب بشأن متطلبات المناهج الدراسية في المرحلة الإعدادية.
12. مساعدة الموظفين في عمليات نظام معلومات الطلاب والعمل كمسؤول عن حسابات نظام معلومات الطلاب.
13. تحديث ملفات تقدير الدرجات وتقديم المساعدة للمعلمين في عملية تقدير الدرجات بالكمبيوتر.
14. تسجيل اعتمادات المدرسة الثانوية، حسب الاقتضاء.
15. استلام وتفسير وتوزيع وثائق أوامر المحكمة مثل مراسيم الطلاق وأوامر الحضانة وأوامر التقييد بشكل مناسب.
16. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.
17. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة:

1. تنظيم العمل وتقنيات البحث الكافية لجمع وتحليل وتفسير البيانات
2. بناء الجدول الزمني الرئيسي
3. القواعد والسياسات والقوانين المتعلقة بتسجيل الطلاب
4. برامج الكمبيوتر SASI/ClassXP/IGPro (برامج نظام معلومات الطلاب)
5. الممارسات المكتبية الأساسية، بما في ذلك التنظيم وحفظ السجلات
6. حل المشكلات وتحليل البيانات

7. القدرة على:

8. تجميع البيانات وتحليلها
9. جدولة وتنظيم مهام متعددة في وقت واحد في بيئة مكتبية مدرسية مزدحمة وكثيرة المهام في وقت واحد
10. العمل بشكل مستقل مع القليل من الإشراف
11. فهم المناهج الدراسية للمرحلة الإعدادية وجدولة الطلاب وفقًا لذلك
12. توصيل المفاهيم التقنية إلى الجمهور غير التقني
13. تشغيل حاسوب مزود بإمكانية الوصول إلى نظام معلومات الطالب المتكامل والمعدات والبرامج الطرفية ذات الصلة بما في ذلك مايكروسوفت (MS) Word وExcel
14. العمل بفعالية في بيئة الفريق
15. الحفاظ على أعلى مستوى من السرية في جميع الأمور المتعلقة بالطلاب والأسر
16. ممارسة الدبلوماسية واللباقة عند التعامل مع الموظفين والطلاب والجمهور والحفاظ على مستوى عال من الاحتراف
17. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا
18. تقديم خدمة عملاء ممتازة

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب من شأنه أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة هو مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات المطلوبة ستكون:

تجربة

ثلاث سنوات من الخبرة المتزايدة في مجال السكرتارية/الخدمات المكتبية ذات المسؤولية المتزايدة في بيئة مكتبية متطورة، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة مدرسية عامة بما في ذلك سنة واحدة على الأقل من العمل مع برامج الكمبيوتر المستخدمة في جدولة الطلاب.

تدريب

ما يعادل إكمال الصف الثاني عشر مع استكمال التدريب / الدورات الدراسية المتقدمة في مجال الأعمال.

بيئة العمل

إعداد مكتب المدرسة الذي يتم التحكم فيه بالمناخ مع التعرض لمستويات شدة ضوضاء معتدلة إلى عالية.

مستوى عالٍ من التواصل مع موظفي المنطقة واتصال متوسط مع الوكالات الخارجية/المجتمع المحلي

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والإصبع والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مدرسية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية ، والقدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف.
الرؤية: متكررة بالقرب من حدة. حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: المستقرة / الخفيفة - ممارسة القوة إلى 15 رطلا من حين لآخر أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.