أخصائي مكتب المدرسة

قصد

تحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء مجموعة متنوعة من الواجبات الكتابية المعقدة إلى حد ما، باستخدام مختلف المعدات المكتبية وبرامج الحاسوب في بيئة مكتبية مدرسية في إطار الدعم الإداري المباشر للمدرسة.

تلقي الإشراف وممارسته

يتلقى التوجيه والإشراف العام من مشرف معيّن وقد يتلقى الإشراف الفني والوظيفي من موظفي الدعم المكتبي المدرسي الأعلى مستوى. تقع مسؤولية طرق أداء المهام على عاتق الموظف ويتم أداؤها ضمن السياسات المعمول بها. تتم مراجعة العمل بشكل دوري فقط لضمان الامتثال للمعايير والنتائج المقاسة.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

ملحوظة: قد تختلف واجبات الوظيفة الفعلية بناءً على مجال (مجالات) المسؤولية الموكلة إليها داخل المدرسة.

1. إعداد وحفظ مجموعة متنوعة من السجلات الكتابية متوسطة التعقيد مثل تلك المتعلقة بالموظفين، وحضور الطلاب، وانضباط الطلاب، وتحصين الطلاب، والأنشطة المدرسية/الرياضية، ونفقات البرنامج، واللوازم والمواد.
2. إدخال البيانات واسترجاعها باستخدام الحاسوب ومعالج النصوص و/أو برامج جداول البيانات؛ وتطوير نظم صيانة السجلات المعقدة؛ والاحتفاظ بالسجلات وإعداد التقارير بما في ذلك نظام معلومات الأمم المتحدة (MUNIS) و"سمارت فايند إكسبريس" (نظام الاتصال الآلي البديل) ونظام معلومات الطلاب.
3. العمل كموظف استقبال في مكتب المدرسة إذا لزم الأمر؛ وتلقي وفحص المكالمات الهاتفية وإحالتها إلى الشخص/المكتب المناسب لتوجيهها؛ واستقبال وتوجيه زوار المكتب؛ والرد على الاستفسارات العامة للحصول على المعلومات والمساعدة؛ والتعامل مع المكالمات الواردة من المتصلين الغاضبين أو الغاضبين أو المرتبكين.
4. تفسير وتطبيق وشرح القواعد واللوائح والإجراءات وسياسات القسم أو المدرسة.
5. بدء تشغيل مجموعة متنوعة من الملفات والسجلات والاحتفاظ بها؛ الاحتفاظ بالأدلة وتحديث المواد المرجعية.
6. الحفاظ على جداول المواعيد والتقويمات، وترتيب الاجتماعات والمؤتمرات، وإجراء ترتيبات السفر.
7. تقديم الدعم الطبي للطلاب في حالة غياب الممرضة أو المساعد الصحي في المدرسة. مساعدة الطلاب المرضى بالشفقة والصبر.
8. يقوم Word بمعالجة مجموعة متنوعة من المواد المكتوبة بما في ذلك الرسائل، والاختبارات، والتقارير، والبيانات الإحصائية، والرسوم البيانية من المسودة الأولية.
9. تنظيم البريد وتوزيعه على الموظفين
10. طلب واستلام اللوازم والمواد للمدرسة.
11. أداء المهام الأساسية للمحاسبة ومسك الدفاتر.
12. صرف الأدوية للطلاب، والاحتفاظ بالسجلات الطبية، وقد يقوم بمهام الإسعافات الأولية الروتينية.
13. توفير الدعم الكتابي للجنة (اللجان) من خلال تجميع جدول الأعمال والمواد الأساسية وتدوين المحاضر وتوزيعها.
14. تنسيق عمل مساعدي الطلاب العاملين في منطقة المكتب.
15. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.
16. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. تنظيم العمل وتقنيات البحث الكافية لجمع البيانات وتحليلها وتفسيرها
2. استخدام اللغة الإنجليزية والإملاء والقواعد النحوية وعلامات الترقيم والحساب
3. الإجراءات المكتبية الحديثة وأجهزة وبرامج الكمبيوتر المكتبية
4. مبادئ وممارسات كتابة الرسائل التجارية
5. مبادئ وإجراءات حفظ السجلات
6. المصطلحات المستخدمة في مسك الدفاتر والأعمال الكتابية المحاسبية حسب الحاجة

القدرة على

1. القيام بمهام متعددة في بيئة مكتبية مدرسية مزدحمة وكثيرة المهام
2. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق ونطاق العمل
3. أداء مجموعة متنوعة من وظائف الدعم الكتابي التي تتطلب اتخاذ القرارات في إطار السياسات والقواعد والإجراءات المعمول بها
4. تخطيط مهام العمل وتنظيمها وترتيب أولوياتها وإتمامها في الوقت المناسب وبطريقة فعالة
5. تشغيل الحاسب الآلي مع إمكانية الوصول إلى النظام المالي المتكامل والمعدات والبرمجيات الطرفية ذات الصلة. تشغيل مختلف الآلات المكتبية.
6. اكتب بالسرعة اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح
7. العمل بكفاءة وفعالية في بيئة مكتبية مزدحمة تتسم بكثرة الانقطاعات وحجم العمل الكبير
8. تعدد المهام مع القدرة على التكيف بسرعة مع المواقف المتغيرة
9. العمل بفعالية في بيئة الفريق
10. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا ، مع مجموعة واسعة من الأشخاص
11. شرح السياسات والقواعد المدرسية وتوضيحها وتطبيقها.
12. تجميع السجلات المعقدة والشاملة والاحتفاظ بها
13. تحليل المواقف بعناية واعتماد مسارات عمل فعالة
14. الحفاظ على أعلى مستوى من السرية في جميع الأمور المتعلقة بالموظفين والطلاب والعائلات
15. التحلي بالدبلوماسية واللباقة والحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترافية
16. تقديم خدمة عملاء ممتازة

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب من شأنه أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة هو مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات ستكون:

تجربة

ثلاث سنوات من الخبرة التدريجية في مجال السكرتارية المسؤولة في بيئة مكتبية متطورة. يفضل الخبرة في مكتب مدرسي.

تدريب

أي ما يعادل إكمال الصف الثاني عشر.

بيئة العمل

إعداد مكتب المدرسة الذي يتم التحكم فيه بالمناخ مع التعرض لمستويات شدة ضوضاء معتدلة إلى عالية.

مستوى متوسط إلى مرتفع من الاتصال بموظفي المنطقة والوكالات الخارجية / المجتمع اعتمادا على موقع العمل.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول واللمس والإمساك والإصبع والتحدث والسمع. القدرة على الحركة للعمل في بيئة مدرسية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية، والقدرة على التحمل للبقاء جالسًا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيًا أو عبر الهاتف.
الرؤية: حدة البصر القريبة المتكررة، وحدّة البصر البعيدة في بعض الأحيان. الرؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و/أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: المستقرة / الخفيفة - ممارسة القوة إلى 15 رطلا من حين لآخر أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.