أخصائي المشتريات والعقود 3

قصد

يعمل كمساعد مدير للقسم. يعمل على أعلى مستوى، في معظم المشاريع المعقدة. يُتوقع منه توفير التدريب والدعم والإشراف على برامج مثل بطاقة المشتريات والشراء التعاوني وطلبات أمازون. يوفر للموظف أداء عمليات الشراء للمشتريات الكبيرة الأكثر تعقيداً. سيعمل الموظف تحت إشراف قليل، مع مراجعة المدير عند الضرورة لضمان الامتثال.

خصائص الفئة

يقوم الموظف بأعمال الشراء أو التعاقد المعقدة وغير الروتينية. يقوم الموظف بالاختيار من بين بدائل معروفة بوضوح ويعمل في إطار المبادئ التوجيهية المكتوبة. العمل متنوع إلى حد ما ويتضمن حالات جديدة تتطلب التحليل واختيار العملية الأنسب.

تلقي الإشراف وممارسته

يعمل الموظف تحت إشراف المدير ويساعده موظفون من المستوى الأدنى لتوفير فرصة التدريب. يقوم المدير بمراجعة أساليب العمل والمعايير والمبادئ التوجيهية وتقديم الملاحظات. من المتوقع أن يحتاج الموظف إلى القليل من الإشراف.

العلاقات مع الآخرين

ويجري الموظف اتصالات هاتفية وكتابية وإلكترونية وشخصية منتظمة مع الموردين لتقديم الطلبات وطلب عروض الأسعار وحل المشاكل. وسيكون للموظف أيضا اتصال منتظم بموظفي المنطقة لمناقشة الاحتياجات، وإبلاغ نتائج عروض الأسعار، والمساعدة في حل المشاكل في حالة حدوث مشاكل في الطلب.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

1. مسؤول عن تطوير وتقديم ومراقبة التدريب على إدارة البطاقات، وإدارة العقود، وإدارة الحسابات (Office Depot (OD)، وAmazon، وما إلى ذلك).
2. مراجعة طلبات الشراء ومعالجتها وفقاً للنظام الأساسي للولاية وسياسة الوكالة والقواعد.
3. يبحث عن مصادر الإمدادات والخدمات. يقارن بين التكلفة والجودة والتوافر.
4. يحدد كمية الطلبات الأكثر توفيراً ووسائل التسليم. تقييم طرق الشراء المناسبة.
5. يقوم بإعداد أوامر الشراء والحصول على عروض أسعار محدودة للأصناف التي تندرج ضمن نطاق المشتريات الصغيرة أو المتوسطة (كما هو محدد في سياسة المنطقة).
6. مراجعة النتائج والتشاور مع العملاء لضمان ملاءمة الطلبات.
7. يمنح جائزة للمشتريات.
8. إعداد طلبات الشراء، ومراقبة تسليم و/أو إلغاء الطلبات عند الحاجة، والتفاوض بشأن المرتجعات والبدائل مع الموردين.
9. واجبات أخرى كما تم تعيينها.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. معرفة على مستوى الماهر في:
2. عمليات الشراء والتعاقد
3. الرياضيات مثل الجمع والطرح والضرب والقسمة وحساب النسب المئوية.
4. بنية اللغة الإنجليزية ومحتواها، بما في ذلك معنى الكلمات وتهجئة الكلمات وقواعد التركيب والنحو.
5. الإجراءات والأنظمة الإدارية والكتابية مثل أنظمة معالجة العمل وتخزين البيانات، وأنظمة إدارة الملفات والسجلات، والإجراءات والمصطلحات المكتبية النموذجية.

القدرة على

1. الاستماع الفعال
2. التفكير النقدي وتحليل المعلومات
3. القدرة على مقارنة الخيارات ومقارنتها لقياس فعالية الخيارات إدارة الوقت وتحديد الأولويات
4. البحث وتجميع البيانات
5. التواصل بين الأشخاص - التواصل بوضوح وإيجاز، شفهيًا وكتابةً على حد سواء. حفظ السجلات

الخبرة والتدريب

يفضل وجود خبرة في إدارة المشتريات والعقود. يفضل الحصول على درجة البكالوريوس.

بيئة العمل

إعداد مكتب يتم التحكم في مناخه مع التعرض لمستويات شدة ضوضاء دنيا إلى معتدلة حسب موقع العمل. مستوى متوسط إلى مرتفع من الاتصال بموظفي المنطقة والوكالات الخارجية / المجتمع اعتمادا على مهمة الوظيفة.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والإصبع والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية ، والقدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف.

الرؤية: متكررة بالقرب من حدة. حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: المستقرة / الخفيفة - ممارسة القوة إلى 15 رطلا من حين لآخر أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.