منسق عمليات الطباعة والبريد

تعريف

تحسين تحصيل الطلاب من خلال علاقات فعالة ودقيقة مع العملاء/العملاء من خلال تنسيق الجداول الزمنية الآلية للطباعة والبريد في المنطقة باستخدام نظام الطلبات عبر الإنترنت واليدوي لجميع المدارس/الأقسام؛ استكشاف مشاكل الرسومات والوسائط والمتطلبات البريدية ومشاكل المعالجة لجميع الطلبات؛ مراقبة مشاكل الفواتير/الفواتير، وتوجيه توزيع جميع الرسائل البريدية، والاستجابة لاحتياجات العملاء/العملاء؛ توجيه إعداد التصميم للطباعة الرقمية والأوفست، والنشر على شبكة الإنترنت، والاتصالات الموجهة.

تلقي الإشراف وممارسته

يتلقى التوجيه من المشرف المعين. طرق أداء المهام هي مسؤولية الموظف ويجب تنفيذها ضمن السياسات المعمول بها أو على النحو المنصوص عليه في القواعد واللوائح. تتم مراجعة العمل بشكل دوري فقط لضمان الامتثال للمعايير والنتائج المقاسة.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

1. تحليل وتنفيذ عمليات وأنظمة التحسين المستمر وتنفيذها فيما يتعلق بالطباعة والبريد والتصميم الجرافيكي وطلب النسخ.
2. الحفاظ على الخدمات واتصالات العملاء والعلاقات مع العملاء وتعزيزها.
3. تعزيز فلسفة إنتاج منتجات وخدمات عالية الجودة. مراقبة جودة الإنتاج ومراجعة العوامل التي تؤثر على جودة المنتج مع رؤساء الأقسام ومدير القسم.
4. تخطيط ووضع جداول الإنتاج بناءً على طلبات العملاء وقدرة الإنتاج، ومراقبة تقدم الإنتاج، ومراجعة العوامل التي تؤثر على الجداول الزمنية مع رؤساء الأقسام ومدير القسم.
5. تنسيق طلبات الطباعة والبريد الواردة. الاتصال بالعملاء بشكل كبير في استخدام نظام الطلبات الإلكتروني واليدوي.
6. توفير معلومات التسعير لمهام الطباعة والمشاريع البريدية، والتنسيق مع البائعين الخارجيين حسب الضرورة.
7. توفير المعلومات للعميل حول أفضل مصدر للطباعة والطرق البريدية؛ الوسائط المتاحة، والمتطلبات البريدية والأهلية والطرق المتاحة الموفرة للتكلفة/الوقت.
8. مساعدة العملاء في فهم قدرات القسم.
9. الاستجابة للمشكلات والمخاوف التقنية بين الفرق داخل القسم وطلبات العملاء.
10. تفسير اللوائح البريدية القائمة أو المعلقة وأثرها على تدفق بريد المنطقة و/أو ميزانية بريد المنطقة.
11. إجراء البحوث والتقييمات المتعلقة بمجال المسؤولية الموكلة إليه. تجميع البيانات وتحليلها وتقييمها. إعداد التقديرات والمواصفات والتقارير بناءً على هذه البيانات.
12. التشاور مع المنسقين الآخرين وممثلي خدمة العملاء بشأن الجداول الزمنية/الجدول الزمني ومراقبة جودة مشاريع الطباعة والبريد والتصميم الجرافيكي، وضمان أن المنتج النهائي يلبي توقعات العملاء ويتوافق مع متطلبات خدمة بريد الولايات المتحدة الأمريكية (USPS) ومتطلبات المنطقة.
13. المحافظة على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والمهام الموكلة إليه. واجبات أخرى حسب التكليف.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. مبادئ نشر البيانات المتغيرة
2. تقدير التكاليف المتعلقة بالطباعة والبريد والتصميم الجرافيكي وأعمال الإنتاج تبسيط العمل وتحديد الأولويات
3. برامج قواعد البيانات للتسعير/الفواتير/الفواتير والاستعلام عن البيانات جدولة الإنتاج من حيث صلتها بالطباعة والبريد والتصميم الجرافيكي مخزون الورق واللوازم المستخدمة في عملية الطباعة والبريد مبادئ وممارسات الطباعة والبريد والتصميم الجرافيكي
4. مبادئ وممارسات اللوائح البريدية الأمريكية، ومعالجة المعايير، وأهلية البريد، وبرامج الخصم البريدي
5. المستوى الأعلى من الرياضيات المطلوبة لتسعير الوظائف

القدرة على

1. دعم المدير وقيادة مجموعة من المهام في ظل أطر زمنية ضيقة إنشاء علاقات إيجابية داخل الخدمات المساعدة وعملائها/عملائها الحفاظ على السجلات والملفات حسب الضرورة
2. تخطيط طلبات العملاء وترتيب أولوياتها
3. العمل بفعالية مع مجموعة متنوعة من العملاء الذين يتم الاتصال بهم أثناء العمل
4. التواصل بوضوح وإيجاز، سواء شفوياً أو كتابياً؛ شرح المفاهيم التقنية للجمهور غير التقني.
5. المساعدة بكفاءة في حل المشاكل المحتملة بين الخدمات المساعدة وعملائها
6. تشغيل برامج وأجهزة الكمبيوتر لإكمال طلبات العملاء. معالجة كلمات / لوحة مفاتيح قوية و 10 مهارات أساسية

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب من شأنه أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة هو مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات المطلوبة ستكون:

تجربة

خمس سنوات من الخبرة ذات الصلة بالنسخ/الطباعة/الطباعة والبريد مع خبرة لا تقل عن سنتين كعامل رئيسي؛ و/أو أي مزيج من التدريب والخبرة يوفر المعرفة والمهارات والقدرات المطلوبة.

تدريب

1. ما يعادل إتمام الصف الثاني عشر.
2. حيازة أو القدرة على الحصول (في غضون 6 أشهر) على شهادة MDP (أخصائي تصميم البريد) من خلال خدمة البريد الأمريكية.
3. من المستحسن الحصول على شهادة جامعية لمدة عامين أو دورات دراسية تقنية من حيث صلتها بالوظيفة.

متطلبات خاصة

حيازة أو القدرة على الحصول على رخصة قيادة سارية المفعول من ولاية أوريغون

بيئة العمل

بيئة مكتبية يتم التحكم في مناخها مع درجات حرارة تتراوح بين معتدلة إلى معتدلة البرودة/الحرارة. التعرض لمستويات ضوضاء تتراوح بين معتدلة إلى عالية مع فترات زمنية متقطعة إلى متكررة.

مستوى عالٍ من التواصل مع موظفي المنطقة. اتصال متوسط مع البائعين والعملاء وعمال الخدمة.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول واللمس والإمساك والإصبع والتحدث والسمع. القدرة على الحركة للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية، والقدرة على التحمل للبقاء جالسًا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيًا أو عبر الهاتف. الرؤية: الرؤية القريبة المتكررة، والبعيدة في بعض الأحيان. الرؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و/أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: مستقرة/متوسطة - يجب أن يكون قادرًا على رفع ما يصل إلى 50 رطلاً بشكل متكرر، وما يصل إلى 10 أرطال باستمرار أو قدر ضئيل من القوة بشكل متكرر لرفع أو حمل أو دفع أو سحب أو تحريك الأشياء.