مدير المكتب 4

قصد

تحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء مجموعة متنوعة من واجبات إدارة المكاتب المعقدة لدعم المدرسة الثانوية وتقديم الدعم الإداري والسكرتارية لمدير المدرسة والموظفين الإداريين.

خصائص الفئة

يقوم شاغلو هذه الفئة بتنسيق ومشاركة المهام الكتابية وحفظ السجلات والسكرتارية والدعم الإداري ومهام الدعم المحاسبي لمدرسة ثانوية. يقوم بمهام السكرتارية السرية للمديرين ويدير عمليات وأنشطة عدد كبير من الموظفين الكتابيين. وتتميز هذه الفئة عن فئة مدير مكتب 3 على أساس المسؤولية عن تنسيق عدد أكبر من الموظفين المرؤوسين وعلى أساس زيادة نطاق وتعقيد أعمال حفظ السجلات والمحاسبة والدعم الإداري.

تلقي الإشراف وممارسته

يتلقى التوجيهات العامة من المدير المعين. تقع مسؤولية طرق أداء المهام على عاتق الموظف ويتم تنفيذها في إطار السياسات الموضوعة. تتم مراجعة العمل بشكل دوري فقط لضمان الامتثال للمعايير والنتائج المقاسة.

يمارس الإشراف الوظيفي والفني على الموظفين الكتابيين المعينين.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

1. التخطيط لمدرسة ثانوية وتنظيمها وإدارتها بما في ذلك الأنشطة الإدارية والموظفين والطلاب.
2. إجراء تحليل معقد للتوظيف/الدوام الكامل والميزانية.
3. إجراء الأبحاث وتجميع وإعداد التقارير والوثائق الإدارية الروتينية والمكتبية المعقدة.
4. تجميع ومراقبة وحفظ مجموعة متنوعة من السجلات والحسابات المالية والإحصائية المتعلقة بالأنشطة المدرسية.
5. إدخال البيانات واسترجاعها باستخدام جهاز كمبيوتر ومعالج نصوص و / أو برامج جداول البيانات ؛ تطوير أنظمة صيانة السجلات المعقدة ؛ الاحتفاظ بالسجلات وإنشاء التقارير بما في ذلك MUNIS و SmartFind Express (نظام الاتصال البديل الآلي) ومعلومات الطالب الإدارية للمدرسة (SASI).
6. تخطيط وتنسيق ومراجعة عمل موظفي الأعمال الكتابية المعينين؛ والمساعدة في تقييم الموظفين الكتابيين.
7. تسجيل وحفظ السجلات والملفات السرية.
8. إدارة مجموعة متنوعة من الميزانيات بما في ذلك الصندوق العام والهيئة الطلابية المرتبطة (ASB) والصناديق الفيدرالية والمنح.
9. الإشراف على الطلاب المساعدين وتدريبهم.
10. يعمل كشخص مرجعي فيما يتعلق بالإجراءات المحاسبية وأرقام الحسابات وغيرها من الأمور المكتبية الأخرى.
11. يجيب على أسئلة مدير المدرسة ويعمل كحلقة وصل بين مدير المدرسة وموظفي المنطقة الآخرين والطلاب وعامة الناس.
12. المشاركة وتمثيل المنطقة أو الإدارة في اللجان أو فرق العمل ؛ تقديم المساعدة التقنية حسب الضرورة.
13. يضع إجراءات وإجراءات جديدة ضمن الحدود المقررة؛ يضع توصيات بشأن التغييرات الأخرى حسب الضرورة.
14. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة:

1. مبادئ وممارسات الإدارة المدرسية والتنظيم المدرسي بما في ذلك إعداد الميزانية
2. مبادئ وممارسات التنسيق والإشراف المكتبي
3. مبادئ وممارسات حفظ السجلات المتقدمة
4. ممارسات مسك الدفاتر المعقدة
5. قواعد اللغة الإنجليزية الإملائية والنحوية وعلامات الترقيم
6. الإجراءات المكتبية الحديثة وأجهزة الكمبيوتر

القدرة على:

1. تخطيط وتنظيم وتوجيه سير العمل داخل مكتب كبير به حجم عمل كبير
2. العمل بفعالية في بيئة مكتبية تتسم بالمقاطعات المتكررة
3. الاستجابة بطريقة متعاطفة في التفاعلات مع الطلاب والموظفين وأولياء الأمور
4. اتخاذ إجراءات مستقلة عند الاقتضاء والتعامل مع المشاكل الفريدة
5. فهم وتفسير وتطبيق سياسات وإجراءات ولوائح المنطقة التي تؤثر على العمليات والبرامج المدرسية
6. العمل بفعالية مع موقف موجه نحو الخدمة في بيئة مكتبية مدرسية مزدحمة وكبيرة الحجم تتميز بالانقطاعات المتكررة
7. تعدد المهام مع القدرة على التكيف بسرعة مع المواقف المتغيرة
8. الوفاء بالمواعيد النهائية المحددة مسبقا
9. إعداد السجلات ودفاتر الأستاذ المالية المعقدة والاحتفاظ بها بما في ذلك وثائق الميزانية
10. إعداد وحفظ سجلات دقيقة وإعداد التقارير
11. تشغيل جهاز كمبيوتر مزود بإمكانية الوصول إلى النظام المالي المتكامل والمعدات والبرامج الطرفية ذات الصلة بما في ذلك MS Word أو Excel أو Filemaker Pro أو برامج قواعد البيانات الأخرى
12. ممارسة الدبلوماسية واللباقة والحفاظ على مستوى عالٍ من المهنية تعزيز العلاقات العامة
13. الحفاظ على أعلى مستوى من السرية في جميع الأمور المتعلقة بالموظفين والطلاب والأسر
14. تكوين المراسلات الروتينية وغير الروتينية
15. اكتب بالسرعة اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح
16. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل
17. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب الذي من المحتمل أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات ستكون:

تجربة

أربع سنوات من الخبرة التدريجية في مجال المساعدة الإدارية أو إدارة المكاتب ذات المسؤولية التدريجية، بما في ذلك سنة واحدة على الأقل من مسؤوليات تنسيق العمل والاتصال الواسع بالجمهور.

تدريب

ما يعادل درجة الزمالة مع الدورات الدراسية الرئيسية في إدارة الأعمال أو التعليم أو مجال ذي صلة.

متطلبات خاصة

قد يتطلب حيازة أو القدرة على الحصول على بطاقة الإسعافات الأولية و/أو شهادة الإنعاش القلبي الرئوي (CPR) أو كليهما.

بيئة العمل

إعداد المكتب الذي يتم التحكم في مناخه والتعرض لمستويات شدة ضوضاء معتدلة. مستوى عال من الاتصال مع موظفي المنطقة والمجتمع.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والمناولة واللمس والإصبع والتحدث والسمع. القدرة على العمل في بيئة مكتبية مدرسية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية. القدرة على التحمل للبقاء جالسًا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة و/أو الانتقال المتكرر من وضعية الجلوس إلى الوقوف والمشي والانحناء والركوع. السمع والكلام للتواصل شخصيًا أو عبر الهاتف.
الرؤية: الرؤية القريبة المتكررة، والبعيدة في بعض الأحيان. الرؤية لقراءة المواد المطبوعة و/أو شاشات الكمبيوتر و/أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: المستقرة / الخفيفة - ممارسة القوة إلى 15 رطلا من حين لآخر أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.