مدير المكتب 3

قصد

لتحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء مجموعة متنوعة من واجبات إدارة المكاتب لدعم المدرسة المتوسطة ؛ وتقديم الدعم الإداري والسكرتارية للموظفين الرئيسيين والإداريين.

خصائص الفئة

تنسق المناصب المخصصة لهذا الفصل وتشارك في المهام الكتابية وحفظ السجلات والسكرتارية والدعم الإداري والدعم المحاسبي لمكتب المدرسة المتوسطة. يؤدي واجبات السكرتارية السرية لمديري المدارس وينسق الموظفين الكتابيين المرؤوسين بدوام كامل الذين يؤدون واجبات السكرتارية والمكتب العام والمحاسبة ومعالجة السجلات. تتميز هذه الفئة عن فئة مدير المكتب 2 على أساس المسؤولية الأكبر لتنسيق وتعيين ومراجعة عمل الموظفين الكتابيين المرؤوسين ؛ وعلى أساس اتساع وتعقيد مسؤوليات حفظ السجلات والمحاسبة لمكتب المدرسة المتوسطة.

تلقي الإشراف وممارسته

يتلقى التوجيه من مدير معين. طرق أداء المهام هي مسؤولية الموظف ويجب تنفيذها ضمن السياسات المعمول بها. تتم مراجعة العمل بشكل دوري فقط لضمان الامتثال للمعايير والنتائج المقاسة.

يمارس الإشراف الوظيفي والفني على الموظفين الكتابيين المعينين.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

1. تخطيط وتنظيم وإدارة مكتب المدرسة المتوسطة بما في ذلك الأنشطة الإدارية والموظفين والطلاب.
2. تجميع المعلومات وأداء الواجبات الكتابية أو مسك الدفاتر المعقدة التي ينطوي عليها إعداد ومعالجة المستندات والتقارير التي تتطلب استخدام المعرفة الفنية بالموضوع بما في ذلك الميزانيات وسجلات الطلاب والسجلات الرسمية الأخرى.
3. تجميع ومراقبة وحفظ مجموعة متنوعة من السجلات والحسابات المالية والإحصائية المتعلقة بالأنشطة المدرسية بما في ذلك وثائق الميزانية.
4. إدخال البيانات واسترجاعها باستخدام جهاز كمبيوتر ومعالج نصوص و / أو برامج جداول البيانات ؛ تطوير أنظمة صيانة السجلات المعقدة ؛ الاحتفاظ بالسجلات وإنشاء التقارير بما في ذلك MUNIS و SmartFind Express (نظام الاتصال البديل الآلي) ومعلومات الطالب الإدارية للمدرسة (SASI).
5. يؤلف المراسلات الروتينية وغير الروتينية بشكل مستقل.
6. إدارة مجموعة متنوعة من الميزانيات بما في ذلك الصندوق العام والهيئة الطلابية المرتبطة (ASB) والصناديق الفيدرالية والمنح.
7. تخطيط وتعيين ومراجعة أعمال الوظائف الكتابية المعينة. المساعدة في تقييم الموظفين الكتابيين.
8. تسجيل وحفظ السجلات والملفات السرية.
9. الإشراف على المعيدين الطلابيين وتدريبهم.
10. العمل كخبير فيما يتعلق بالإجراءات المحاسبية وأرقام الحسابات والمسائل المكتبية الأخرى.
11. المشاركة وتمثيل المنطقة أو الإدارة في اللجان أو فرق العمل ؛ تقديم المساعدة التقنية حسب الضرورة.
12. الإجابة على الأسئلة من المدير والعمل كحلقة وصل بين موظفي المنطقة الآخرين والطلاب وعامة الناس.
13. وضع إجراءات وإجراءات جديدة؛ وضع توصيات بشأن التغييرات الأخرى حسب الضرورة.
14. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.
15. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. مبادئ وممارسات التنسيق والإشراف المكتبي
2. مبادئ وممارسات حفظ السجلات
3. ممارسات مسك الدفاتر الأساسية الإملاء والقواعد وعلامات الترقيم في اللغة الإنجليزية
4. مبادئ وممارسات تنسيق العمل وتوزيعه
5. الإجراءات المكتبية الحديثة وأجهزة الكمبيوتر

القدرة على

1. تخطيط وإدارة مكتب مدرسي كبير إلى حد ما بشكل مستقل بما في ذلك وظائف مثل صيانة السجلات وإعداد التقارير
2. اتخاذ إجراءات مستقلة عند الاقتضاء والتعامل مع المشاكل الفريدة
3. فهم وتفسير وتطبيق سياسات وإجراءات ولوائح المنطقة التي تؤثر على العمليات والبرامج المدرسية
4. العمل بفعالية مع موقف موجه نحو الخدمة في بيئة مكتبية مدرسية مزدحمة وكبيرة الحجم تتميز بالانقطاعات المتكررة
5. تعدد المهام مع القدرة على التكيف بسرعة مع المواقف المتغيرة.
6. الوفاء بالمواعيد النهائية المحددة مسبقا
7. إعداد وحفظ السجلات المالية ودفاتر الأستاذ المعقدة إلى حد ما بما في ذلك وثائق الميزانية
8. تشغيل جهاز كمبيوتر مع وصول النظام المالي المتكامل والمعدات والبرامج الطرفية ذات الصلة بما في ذلك Microsoft (MS) Word أو Excel أو Filemaker Pro أو برامج قواعد البيانات الأخرى
9. ممارسة الدبلوماسية واللباقة والحفاظ على مستوى عال من الاحتراف. تعزيز العلاقات العامة
10. الحفاظ على أعلى مستوى من السرية في جميع الأمور المتعلقة بالموظفين والطلاب والأسر
11. إعداد وحفظ سجلات دقيقة وإعداد التقارير
12. تخطيط وتعيين ومراجعة عمل الآخرين
13. اكتب بالسرعة اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح
14. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل
15. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب الذي من المحتمل أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات ستكون:

تجربة

ثلاث سنوات من الخبرة المسؤولة تدريجيا في السكرتارية / الإدارية / إدارة المكاتب ، بما في ذلك مسؤوليات تنسيق العمل والاتصال العام.

تدريب

ما يعادل درجة الزمالة مع الدورات الدراسية الرئيسية في إدارة الأعمال أو التعليم أو مجال ذي صلة.

متطلبات خاصة

حيازة أو القدرة على الحصول على بطاقة الإسعافات الأولية. يفضل الحصول على شهادة الإنعاش القلبي الرئوي (CPR).

بيئة العمل

إعداد المكتب الذي يتم التحكم فيه بالمناخ والتعرض لمستويات شدة ضوضاء منخفضة إلى متوسطة. مستوى عال من الاتصال مع موظفي المنطقة والمجتمع.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والإصبع والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مكتب المدرسة النموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية ، والقدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف.
الرؤية: متكررة بالقرب من حدة. حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: المستقرة / الخفيفة - ممارسة القوة إلى 15 رطلا من حين لآخر أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.