مدير مكتب 2

قصد

تحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء مجموعة متنوعة من واجبات الإدارة المكتبية لدعم مدرسة ابتدائية معينة؛ وتقديم الدعم في مجال السكرتارية لمدير المدرسة.

خصائص الفئة

يقوم شاغلو هذه الفئة بالتنسيق والمشاركة في المهام الكتابية وحفظ السجلات ومهام السكرتارية والدعم الإداري لمكتب مدرسة ابتدائية أكبر. يؤدي مهام السكرتارية السرية لمدير المدرسة. قد يقوم بتنسيق عمل عدد قليل من الوظائف الكتابية بدوام كامل وبدوام جزئي، بما في ذلك الطلاب العاملين وحراس العبور والمتطوعين العاملين في المدرسة. تتميز هذه الفئة عن فئة سكرتير المدرسة على أساس المسؤولية عن تنسيق حجم العمل المتزايد واتساع نطاق العمل الذي يتدفق عبر مكتب المدرسة نتيجة لبرامج أكبر وأكثر تنوعًا؛ وعلى أساس المسؤولية عن تنسيق الوظائف الكتابية التابعة.

تلقي الإشراف وممارسته

1. يتلقى التوجيه من مدير معين. تُترك طرق أداء المهام عادةً لتقدير الموظف مع قيام المشرف بإعطاء التعليمات والمشورة والقرارات من حين لآخر، ويتم مراجعة العمل من حين لآخر أثناء سير العمل وعند الانتهاء منه.
2. يمارس الإشراف الفني والوظيفي على الموظفين الكتابيين المعينين وكذلك حراس العبور والطلاب العاملين والمتطوعين.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

1. تخطيط وتنظيم وإدارة مكتب مدرسة ابتدائية كبيرة في المرحلة الابتدائية بما في ذلك الأنشطة الإدارية وأنشطة الموظفين والطلاب.
2. إجراء الأبحاث وتجميع وإعداد التقارير والوثائق الإدارية الروتينية والمكتبية المعقدة.
3. تجميع ومراقبة وحفظ مجموعة متنوعة من السجلات والحسابات المالية والإحصائية المتعلقة بالأنشطة المدرسية.
4. تخطيط وإسناد ومراجعة أعمال الوظائف الكتابية الموكلة إليه؛ يساعد في تقييم الموظفين الكتابيين.
5. إدخال البيانات واسترجاعها باستخدام جهاز كمبيوتر ومعالج نصوص و / أو برامج جداول البيانات ؛ تطوير أنظمة صيانة السجلات المعقدة ؛ الاحتفاظ بالسجلات وإنشاء التقارير بما في ذلك MUNIS و SmartFind Express (نظام الاتصال البديل الآلي) ومعلومات الطالب الإدارية للمدرسة (SASI).
6. تسجيل وحفظ السجلات والملفات السرية.
7. الإشراف على مساعدي الطلاب وحراس العبور والمتطوعين وتدريبهم.
8. يعمل كشخص مرجعي فيما يتعلق بالإجراءات المحاسبية وأرقام الحسابات وغيرها من الأمور المكتبية الأخرى.
9. الإجابة عن أسئلة مدير المدرسة والعمل كحلقة وصل بين مدير المدرسة وموظفي المنطقة الآخرين والطلاب وعامة الناس.
10. وضع إجراءات روتينية وإجراءات جديدة ضمن الحدود المقررة؛ وضع توصيات بشأن التغييرات الأخرى حسب الضرورة.
11. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.
12. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. مبادئ وممارسات تنسيق المكاتب والإشراف عليها.
2. مبادئ وممارسات حفظ السجلات.
3. ممارسات مسك الدفاتر الأساسية.
4. قوانين الرواتب والموظفين.
5. قواعد اللغة الإنجليزية الإملائية والنحوية وعلامات الترقيم.
6. مبادئ وممارسات تنسيق العمل وتوزيعه.
7. الإجراءات المكتبية الحديثة وأجهزة الحاسوب. إتقان جميع تطبيقات الحاسوب التي تستخدمها المنطقة واستخدام الإنترنت في الأعمال المدرسية، بما في ذلك مايكروسوفت وورد، وإكسل، و Groupwise، و SASI، و Internet Explorer، و SmartFind Express، و MUNIS، و Quicken، و Publisher، و Print Shop.

القدرة على

1. التخطيط المستقل وإدارة وظائف مكتب المدرسة بكفاءة وفاعلية
2. اتخاذ إجراءات مستقلة عند الاقتضاء والتعامل مع المشاكل الفريدة
3. العمل بفعالية مع التركيز على الخدمة في بيئة مكتبية مدرسية مزدحمة ومعرضة للانقطاعات المتكررة
4. تعدد المهام مع القدرة على التكيف بسرعة مع المواقف المتغيرة. الوفاء بالمواعيد النهائية المحددة مسبقًا
5. اتخاذ القرارات في حالات الطوارئ بمساهمة المدير أو بدونها. معرفة وفهم إجراءات السلامة بما في ذلك التدريب على الإسعافات الأولية والإنعاش القلبي الرئوي (CPR).
6. تقديم الدعم الطبي للطلاب في حالة غياب الممرضة أو المساعد الصحي في المدرسة. مساعدة الطلاب المرضى بالشفقة والصبر.
7. فهم وتفسير وتطبيق سياسات وإجراءات ولوائح المنطقة التي تؤثر على العمليات والبرامج المدرسية
8. الاستجابة بطريقة متعاطفة في التفاعل مع الطلاب.
9. إعداد السجلات المعقدة والاحتفاظ بها وإعداد التقارير الدورية من هذه السجلات
10. إعداد وحفظ السجلات المالية ودفاتر الأستاذ المعقدة إلى حد ما بما في ذلك وثائق الميزانية
11. تنسيق عمل الآخرين
12. تكوين المراسلات الروتينية
13. تشغيل جهاز كمبيوتر شخصي مع إمكانية الوصول إلى النظام المالي المتكامل والمعدات والبرامج الطرفية ذات الصلة بما في ذلك مايكروسوفت (MS) Word أو Excel أو Filemaker Pro أو برامج قواعد البيانات الأخرى.
14. اكتب بالسرعة اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح
15. ممارسة الدبلوماسية واللباقة والحفاظ على مستوى عال من الاحتراف. تعزيز العلاقات العامة
16. الحفاظ على أعلى مستوى من السرية في جميع الأمور المتعلقة بالموظفين والطلاب والأسر
17. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل.
18. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب الذي من المحتمل أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات ستكون:

تجربة

سنتين من الخبرة المسؤولة في مجال السكرتارية، بما في ذلك بعض مسؤوليات تنسيق العمل.

تدريب

ما يعادل إتمام الصف الثاني عشر. دورات إضافية في كلية المجتمع أو الكلية التقنية فيما يتعلق بمهارات السكرتارية وتطبيقات الحاسوب والكتابة والقواعد.

المتطلبات الخاصة

حيازة أو القدرة على الحصول على بطاقة الإسعافات الأولية. يفضل الحصول على شهادة الإنعاش القلبي الرئوي (CPR).

بيئة العمل

إعدادات مكتب يتم التحكم في مناخها مع درجات حرارة تتراوح من معتدلة إلى معتدلة البرودة / الحرارة. مستويات ضوضاء التعرض من معتدلة إلى عالية ومن حين لآخر إلى فترات زمنية متكررة.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول واللمس والإمساك والإصبع والتحدث والسمع. القدرة على الحركة للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية، والقدرة على التحمل للبقاء جالسًا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيًا أو عبر الهاتف.
الرؤية: حدة البصر القريبة المتكررة، وحدّة البصر البعيدة في بعض الأحيان. الرؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و/أو أجهزة المراقبة الأخرى.
القوة: مستقرة/خفيفة - بذل قوة تصل إلى 25 رطل أحيانًا أو قدر ضئيل من القوة بشكل متكرر لرفع أو حمل أو دفع أو سحب أو تحريك الأشياء.