مدير المكتب 1

قصد

تحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء وإدارة مجموعة متنوعة من المهام المكتبية ومهام السكرتارية لدعم مدرسة ابتدائية صغيرة مخصصة؛ وتقديم الدعم في مجال السكرتارية لمدير المدرسة.

خصائص الفئة

في بيئة مدرسة ابتدائية أصغر، تؤدي الوظائف في هذه الفئة مهام الأعمال الكتابية والسكرتارية وحفظ السجلات والدعم الإداري على مستوى الرحلة. يؤدي مهام السكرتارية السرية لمدير المدرسة. يتم تنفيذ العمل بشكل مستقل، وغالبًا في غياب المدير.

تلقي الإشراف وممارسته

1. يتلقى التوجيهات من المدير المعين. تُترك طرق أداء المهام عادةً لتقدير الموظف مع قيام المشرف بإعطاء التعليمات والمشورة والقرارات من حين لآخر. تتم مراجعة العمل من حين لآخر أثناء سير العمل وعند الانتهاء منه.
2. يجوز له ممارسة الإشراف الفني على الوظائف الكتابية وحراس المعابر والمتطوعين المعينين.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

1. تخطيط وتنظيم وإدارة مكتب مدرسة ابتدائية صغيرة بما في ذلك الأنشطة الإدارية وأنشطة الموظفين والطلاب، والعمل كشخص مرجعي فيما يتعلق بالإجراءات المحاسبية وأرقام الحسابات وغيرها من الأمور المكتبية.
2. الاستجابة لطلبات الحصول على المعلومات، والإجابة على الأسئلة، وتقديم حلول من المستوى الأول للمشاكل، وشرح الإجراءات والسياسات المدرسية الموحدة؛ والعمل كحلقة وصل بين المدير والموظفين الآخرين والجمهور باستخدام السلطة التقديرية والحكم.
3. حفظ وتنسيق صيانة وتنسيق مجموعة متنوعة من السجلات الكتابية بما في ذلك السجلات المتعلقة باللوازم والمواد والموظفين والطلاب والنفقات والأنشطة المدرسية العامة.
4. إدخال البيانات واسترجاعها باستخدام جهاز كمبيوتر ومعالج نصوص و / أو برامج جداول البيانات ؛ تطوير أنظمة صيانة السجلات المعقدة ؛ الاحتفاظ بالسجلات وإنشاء التقارير بما في ذلك MUNIS و SmartFind Express (نظام الاتصال البديل الآلي) ومعلومات الطالب الإدارية للمدرسة (SASI).
5. تجميع المعلومات وأداء الواجبات الكتابية أو مسك الدفاتر المعقدة التي ينطوي عليها إعداد ومعالجة المستندات والتقارير التي تتطلب استخدام المعرفة الفنية بالموضوع بما في ذلك الميزانيات وسجلات الطلاب والسجلات الرسمية الأخرى.
6. الحفاظ على جو إيجابي وترحيبي للطلاب والموظفين والجمهور.
7. إجراء الأبحاث وتجميع وإعداد التقارير والوثائق الإدارية الروتينية والكتابية المعقدة؛ وتجميع ومراقبة وحفظ مجموعة متنوعة من السجلات والحسابات المالية والإحصائية المتعلقة بالأنشطة المدرسية.
8. طباعة المراسلات والتقارير والوثائق الأخرى وتحريرها وتدقيقها طباعياً؛ تجميع المعلومات بشكل مستقل لـ و/أو تأليف المراسلات والرسائل الإخبارية المدرسية.
9. توفير المعلومات المدرسية لموظفي المنطقة الآخرين والطلاب وعامة الناس؛ وتوصيل المعلومات من المشرف إلى الآخرين حسب الحاجة.
10. تقديم الإسعافات الأولية والرعاية الصحية الأساسية للطلاب المرضى والمصابين.
11. جدولة الاجتماعات والمؤتمرات وإجراء الترتيبات اللازمة لها.
12. يجوز له تخطيط وتعيين ومراجعة أعمال الوظائف الكتابية.
13. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.
14. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة:

1. مبادئ وممارسات تنظيم العمل
2. القواعد والسياسات والإجراءات واللوائح التنظيمية ذات الصلة التي تؤثر على العمليات والبرامج المدرسية
3. المبادئ الأساسية لمسك الدفاتر وحفظ السجلات
4. متطلبات التحصين وغيرها من السياسات والإجراءات الأخرى المتعلقة بالصحة
5. الإجراءات المكتبية الحديثة وأجهزة الحاسوب. إتقان جميع تطبيقات الحاسوب التي تستخدمها المنطقة واستخدام الإنترنت في الأعمال المدرسية، بما في ذلك مايكروسوفت وورد، وإكسل، و Groupwise، و SASI، و Internet Explorer، و SmartFind Express، و MUNIS، و Quicken، و Publisher، و Print Shop.
6. اللغة الإنجليزية للأعمال والإملاء وعلامات الترقيم والنحو الرياضيات الأساسية

القدرة على:

1. التخطيط المستقل وإدارة وظائف مكتب المدرسة بكفاءة وفاعلية
2. اتخاذ إجراءات مستقلة عند الاقتضاء والتعامل مع المشاكل الفريدة
3. العمل بفعالية مع التركيز على الخدمة في بيئة مكتبية مدرسية مزدحمة ومعرضة للانقطاعات المتكررة
4. تعدد المهام مع القدرة على التكيف بسرعة مع المواقف المتغيرة. الوفاء بالمواعيد النهائية المحددة مسبقًا
5. فهم وتفسير وتطبيق سياسات وإجراءات ولوائح المنطقة التي تؤثر على العمليات والبرامج المدرسية
6. الاستجابة بطريقة متعاطفة في التفاعل مع الطلاب.
7. إعداد السجلات المعقدة والاحتفاظ بها وإعداد التقارير الدورية من هذه السجلات
8. إعداد وحفظ السجلات المالية ودفاتر الأستاذ المعقدة إلى حد ما بما في ذلك وثائق الميزانية
9. تنسيق عمل الآخرين
10. تكوين المراسلات الروتينية
11. تشغيل جهاز كمبيوتر شخصي مع إمكانية الوصول إلى النظام المالي المتكامل والمعدات والبرامج الطرفية ذات الصلة بما في ذلك مايكروسوفت (MS) Word أو Excel أو Filemaker Pro أو برامج قواعد البيانات الأخرى.
12. اكتب بالسرعة اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح
13. ممارسة الدبلوماسية واللباقة والحفاظ على مستوى عال من الاحتراف. تعزيز العلاقات العامة
14. الحفاظ على أعلى مستوى من السرية في جميع الأمور المتعلقة بالموظفين والطلاب والأسر
15. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل.
16. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب الذي من المحتمل أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات ستكون:

تجربة

سنتان من الخبرة المسؤولة في مجال السكرتارية/إدارة المكاتب، بما في ذلك درجة عالية من الاستقلالية. يفضل سنة واحدة من الخبرة في مكتب مدرسي.

تدريب:

ما يعادل إكمال الصف الثاني عشر مدعومًا بدورات دراسية في علوم السكرتارية أو إدارة المكاتب أو معالجة النصوص أو أي مجال ذي صلة.

متطلبات خاصة

حيازة أو القدرة على الحصول على بطاقة الإسعافات الأولية. يفضل الحصول على شهادة الإنعاش القلبي الرئوي (CPR).

بيئة العمل

1. إعدادات مكتبية يتم التحكم في مناخها والتعرض لمستويات معتدلة من الضوضاء.
2. مستوى عالٍ من التواصل مع موظفي المنطقة والمجتمع.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والمناولة واللمس والإصبع والتحدث والسمع. القدرة على العمل في بيئة مكتبية مدرسية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية. القدرة على التحمل للانتقال المتكرر من وضعية الجلوس إلى الوقوف والمشي والانحناء والركوع. الرؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشة الكمبيوتر أو أجهزة المراقبة الأخرى. السمع والكلام للتواصل شخصيًا وعلى الهاتف.

القوة: المستقرة / الخفيفة - ممارسة القوة إلى 15 رطلا من حين لآخر أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.