ممثل خدمة العملاء

قصد

لتحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء مجموعة متنوعة من واجبات خدمة العملاء لدعم برنامج أو قسم.

خصائص الفئة

تؤدي المناصب في هذه الفئة مجموعة متنوعة من مهام خدمة العملاء في الدعم المباشر لعمليات محددة. يتطلب العمل المنجز معرفة عملية أساسية بالسياسات والإجراءات والممارسات التي تحكم مجال المهمة. العمل ينطوي على الاتصال العام.

تلقي الإشراف وممارسته

يتلقى الإشراف من مشرف معين ، والإشراف الفني والوظيفي من المناصب العليا. طرق أداء المهام هي مسؤولية الموظف ويجب تنفيذها ضمن السياسات المعمول بها أو على النحو المنصوص عليه في القواعد واللوائح. تتم مراجعة العمل لضمان الامتثال للمعايير والنتائج المقاسة.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

ملاحظة: قد تختلف واجبات الوظيفة المحددة بناء على القسم أو الوظيفة.

1. جمع والتوصية بحل طلبات العملاء والأسئلة والشكاوى التي تتطلب تحليل المواقف بشكل متكرر لتحديد أفضل استخدام للموارد.
2. تطبيق وشرح قواعد وإجراءات وسياسات الأقسام أو البرامج للعملاء.
3. تفسير وتطوير وتنسيق أوامر العمل الواردة عبر التنسيقات الشفهية والإلكترونية والمكتوبة وتقديم المساعدة في تحديد المعدات والعمليات التي سيتم استخدامها.
4. مساعدة العملاء في الأسئلة الفنية ، شفهيا وكتابيا ، المتعلقة بتقديم جميع الطلبات ذات الصلة والعمليات الداخلية ومواصفات العملاء ؛ قد يشمل التدريب والمساعدة في الموقع للعملاء.
5. التوصية بالمنتجات والخدمات الإضافية للقسم أو البرنامج والترويج لها.
6. وضع المواصفات وجمع المقترحات من مختلف سبل الخدمة والتوريد لتلبية الاحتياجات التشغيلية وتقديم الخدمات للقسم أو البرنامج.
7. توفير نقطة اتصال أولية لمكالمات العملاء مع الأسئلة المتعلقة بخدمات القسم أو البرنامج.
8. الحفاظ على تدفق العمل المتسق وفي الوقت المناسب والوثائق المطلوبة.
9. إجراء إدخال البيانات لمشاريع متعددة بما في ذلك أوامر العمل وتتبع القياسات الداخلية ووظائف المحاسبة.
10. تجميع السجلات والتحقق منها وتنظيمها وصيانتها وتحديثها كما تم تعيينها. الحفاظ على الحضور المنتظم والمتسق والالتزام بالمواعيد.
11. واجبات أخرى كما تم تعيينها تتعلق بالبرنامج أو القسم.

.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. أظهر المعرفة العملية والقدرة على استخدام أنواع ملفات برامج الكمبيوتر المتعددة بكفاءة في وقت واحد.
2. إظهار تقديم خدمة عملاء احترافية وأنيقة بتنسيقات مختلفة لتشمل على سبيل المثال لا الحصر: مكتوبة وشخصية وهاتفية.
3. الممارسات والإجراءات المكتبية الحديثة بما في ذلك استخدام معالجة الطلبات المكتوبة والحاسوبية.
4. مبادئ وممارسات حفظ السجلات المكتبية وحفظ السجلات.
5. الاستخدام الوسيط وتطبيق قواعد الأعمال والإملاء وعلامات الترقيم والرياضيات.

القدرة على

1. تخطيط المهام وتنظيمها وتحديد أولوياتها وتعدد المهام وإكمالها في بيئة عمل معرضة للانقطاعات والانحرافات المتكررة.
2. التنسيق مع الأقران والرؤساء وممارسة الحكم المستقل بما في ذلك اتخاذ القرارات المناسبة فيما يتعلق بأساليب العمل والجداول الزمنية لإكمال مهام العمل
3. مراجعة وتطبيق المعلومات والمواصفات الفنية في مجال مهمة العمل
4. اعمل ببراعة مع الأجهزة المعينة لتنسيقات برامج متعددة في وقت واحد.
5. جمع وتنظيم المعلومات للتقارير والتواصل شفهيا وكتابيا.
6. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة شخصيا وعبر الهاتف وكتابيا مع أولئك الذين تم الاتصال بهم أثناء العمل.
7. الحفاظ على سرية المعلومات.

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتعليم والتدريب من شأنه أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات المطلوبة ستكون:

تعليم

الانتهاء من الصف الثاني عشر أو ما يعادله GED

تجربة

سنتان أو أكثر من خدمة العملاء - ويفضل أن يكون ذلك في بيئة مكتبية

متطلبات خاصة

حيازة أو القدرة على الحصول على رخصة قيادة سارية المفعول في ولاية أوريغون.

بيئة العمل

بيئات المكاتب والمستودعات والإنتاج مع إعدادات يتم التحكم في مناخها. التعرض لمستويات الضوضاء من الحد الأدنى إلى مستويات الشدة العالية حسب مواقع العمل.

مستوى متوسط إلى مرتفع من الاتصال بموظفي المنطقة والوكالات الخارجية / المجتمع اعتمادا على موقع العمل.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والعمل اليدوي والإصبع والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية ، والقدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترات طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف. الرؤية: كثرة الحدة القريبة: حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى. القوة: مستقرة / متوسطة - يجب أن تكون قادرة على رفع ما يصل إلى 50 رطلا باستمرار أو كمية ضئيلة من القوة لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها بشكل متكرر.