أخصائي كتابي

قصد

لتحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء مجموعة متنوعة من الأعمال الكتابية المعقدة إلى حد ما ، أو معالجة السجلات ، أو المكتب العام أو معالجة النصوص الإنتاجية في الدعم المباشر للمكتب.

خصائص الفئة

تؤدي المناصب في هذه الفئة مجموعة متنوعة من المهام الكتابية في الدعم المباشر لبرامج وعمليات محددة. يتطلب العمل المنجز معرفة عملية أساسية بالسياسات والإجراءات والممارسات التي تحكم مجال التعيين والكفاءة في معالجة النصوص. قد ينطوي العمل على اتصال عام.

تلقي الإشراف وممارسته

يتلقى إشرافا دقيقا من مشرف معين. عادة ما تترك طرق أداء المهام لحكم الموظف مع مشرف يقدم تعليمات للمهام الجديدة ويساعد في حل المشكلات الصعبة أو الفريدة. تتم مراجعة العمل أثناء التقدم وعند الانتهاء.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

ملاحظة: قد تختلف واجبات الوظيفة الفعلية بناء على القسم و / أو الوظيفة ، على سبيل المثال ، النقل وإدارة المخاطر وخدمات الطلاب.

1. إعداد ومعالجة الوثائق والتقارير التي تتطلب الإلمام بموضوع البرنامج.
2. طباعة المراسلات والتقارير والوثائق الأخرى لموظفي منطقة البرنامج ؛ قد يؤلف المراسلات وفقا للتعليمات العامة ؛ أداء مهام معالجة النصوص "مستوى الإنتاج".
3. إعداد وحفظ مجموعة متنوعة من السجلات المالية الأساسية مثل تلك المتعلقة باللوازم والمواد أو معلومات الطلاب أو الأنشطة الرياضية.
4. قد يعمل كموظف استقبال لمكتب صغير إلى متوسط الحجم ؛ الرد على الاستفسارات الروتينية للحصول على المعلومات ؛ وتوجيه المكالمات إلى أفراد أو أقسام أخرى للرد.
5. قد يتصل بأولياء الأمور / الجمهور لنقل المعلومات أو تحديد المواعيد.
6. يؤدي مجموعة متنوعة من واجبات التصوير
7. تنظيم وتوزيع بريد منطقة البرنامج ، بما في ذلك البريد السري.
8. قد يشرح الإجراءات وسياسات الإدارات للعملاء.
9. مراقبة استخدام الإمدادات وطلبات الإمدادات حسب الضرورة لمنطقة البرنامج.
10. أداء واجبات الإسعافات الأولية إذا لزم الأمر.
11. تشغيل الآلات المكتبية المختلفة.
12. إقامة والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل.
13. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا.
14. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.
15. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. المبادئ والممارسات العامة لصيانة السجلات المكتبية
2. اللغة الإنجليزية للأعمال والإملاء وعلامات الترقيم والرياضيات
3. الممارسات المكتبية الحديثة والإجراءات وأجهزة الكمبيوتر

القدرة على

1. التعلم والعمل ضمن عمليات وسياسات وإجراءات محددة للقسم والبرامج التي تؤثر على العمل المعين
2. تطبيق القوانين والقواعد والسياسات واللوائح المعمول بها
3. الرد على الهواتف بلطف وكتابة الرسائل وترحيلها بدقة
4. الاحتفاظ بالسجلات وإعداد التقارير الدورية من هذه السجلات
5. تخطيط المهام وتنظيمها وتحديد أولوياتها وإكمالها في بيئة عمل تخضع لانقطاعات متكررة
6. تعدد المهام مع القدرة على التكيف بسرعة مع المواقف المتغيرة والوفاء بالمواعيد النهائية المحددة مسبقا
7. ممارسة الدبلوماسية واللباقة عند التعامل مع الموظفين والطلاب والجمهور والحفاظ على مستوى عال من الاحتراف
8. تشغيل جهاز كمبيوتر واستخدام Microsoft (MS) Word أو Excel أو Filemaker Pro أو برامج قواعد البيانات الأخرى لإدخال المعلومات واستردادها وصياغة الرسائل والتقارير وتنسيقها والاحتفاظ بالسجلات وإنشاء المستندات
9. الحفاظ على سرية المعلومات
10. اكتب بالسرعة اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح
11. السفر إلى مواقع المنطقة إذا لزم الأمر
12. تقديم خدمة عملاء ممتازة

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب الذي من المحتمل أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات ستكون:

تجربة

أي خبرة كتابية تنطوي على حفظ السجلات والاتصال العام واستخدام أجهزة الكمبيوتر لأغراض معالجة النصوص وحفظ السجلات.

تدريب

أي ما يعادل إكمال الصف الثاني عشر.

بيئة العمل

1. إعداد مكتب يتم التحكم في مناخه مع التعرض لمستويات الحد الأدنى من شدة الضوضاء العالية حسب موقع العمل.
2. مستوى منخفض إلى متوسط من الاتصال بموظفي المنطقة والوكالات الخارجية / المجتمع اعتمادا على موقع العمل.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والإصبع والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية ، والقدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف.
الرؤية: متكررة بالقرب من حدة. حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: المستقرة / الخفيفة - ممارسة القوة إلى 15 رطلا من حين لآخر أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.