مدير مكتب الخدمات المساعدة

قصد

تحسين تحصيل الطلاب من خلال تنسيق أنشطة قسم الخدمات المساعدة من أجل تقديم الدعم لأعضاء هيئة التدريس ودعم الموظفين المهنيين.

تلقي الإشراف وممارسته

يتلقى التوجيه العام من المشرف المعين. طرق أداء المهام هي مسؤولية الموظف ويجب تنفيذها ضمن السياسات المعمول بها أو على النحو المنصوص عليه في القواعد واللوائح. تتم مراجعة العمل بشكل دوري فقط لضمان الامتثال للمعايير والنتائج المقاسة.

يمارس الإشراف الوظيفي والفني على الموظفين المعينين.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

1. تقديم المشورة والمساعدة للمستخدمين في فهم خدمات القسم.
2. طلب اللوازم ، والحفاظ على الفواتير والسجلات للمشتريات.
3. الاحتفاظ بالسجلات التي تشمل إعداد تقارير الإيرادات والمصروفات لقسم الخدمات المساعدة.
4. تنسيق ومراقبة عمليات رد المبالغ المدفوعة للإدارة بين نظام (أنظمة) الخدمات المساعدة ونظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في المنطقة ، بما في ذلك الحفاظ على الفواتير اليومية والشهرية لطلبات الخدمات المساعدة المكتملة. موازنة نقل معلومات المعاملات بين الأنظمة.
5. البحث عن التناقضات و / أو التناقضات بين نظام (أنظمة) الخدمات المساعدة ونظام تخطيط موارد المؤسسات في المنطقة وتحديده وحله.
6. تجميع وإعداد التقارير الإحصائية للمدير (الإداريين) التي تستخدم في تحديد مستويات التوظيف ومعلومات الميزانية وتخطيط العمل وتنظيم العمل.
7. تقديم الدعم الكتابي والإداري للمسؤول (المسؤولين) من خلال الاحتفاظ بالسجلات والعمليات الداعمة.
8. تنسيق ومراجعة عمل الموظفين المعينين؛ قد يساعد في عملية تقييم الأداء.
9. الإجابة على الأسئلة من وعمل حلقة وصل لمدير (مديري) القسم مع الإدارات الداخلية والوكالات الخارجية.
10. إنشاء وحفظ السجلات والملفات السرية. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.
11. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. مبادئ وممارسات مسك الدفاتر.
2. مبادئ وممارسات المشتريات العامة المتعلقة بمجال التنازل.
3. جدولة الإنتاج عبر الكمبيوتر من حيث صلتها بنظام (أنظمة) طلبات / مشتريات عملاء الخدمات المساعدة.
4. مبادئ وممارسات تنظيم العمل وتوزيعه.
5. الأساليب والممارسات والإجراءات المكتبية الحديثة وأجهزة الكمبيوتر والبرامج

القدرة على

1. الاحتفاظ بالسجلات والملفات والإحصاءات لدعم نظام (أنظمة) شراء طلبات العملاء في القسم. تفسير طلبات المستخدمين للحصول على الخدمات والاستجابة لها.
2. أداء أعمال المحاسبة الإدارية التي تتطلب استخدام حكم مستقل.
3. تفسير وإدارة سياسات وإجراءات المنطقة.
4. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل.
5. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا.
6. إعداد تقارير ووثائق واضحة وكاملة وفي الوقت المناسب وموجزة.
7. تقديم خدمة عملاء ممتازة.

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب من شأنه أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة هو مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات المطلوبة ستكون:

تجربة

العمل في مجموعة متنوعة من المناصب ذات الصلة ذات المسؤولية المتزايدة.

تدريب

أي ما يعادل إكمال الصف الثاني عشر.

بيئة العمل

إعدادات المكتب والتخزين التي يتم التحكم في مناخها مع التعرض لمستويات شدة ضوضاء متفاوتة بشكل معتدل.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والعمل اليدوي والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية ، والقدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف. الرؤية: متكررة بالقرب من حدة. حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: المستقرة / الخفيفة - ممارسة القوة إلى 40 رطلا من حين لآخر أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.