سكرتير إداري

قصد

لتحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء مجموعة واسعة من الواجبات الكتابية المسؤولة والمعقدة إلى حد ما والحساسة لمدير البرنامج ؛ وتقديم الدعم الإداري للقسم.

خصائص الفئة

تؤدي المناصب في هذا التصنيف واجبات دعم كتابية وإدارية مسؤولة ومعقدة إلى حد ما لبرنامج المنطقة في بيئة إدارية. هذه الفئة هي الأولى في السلسلة الإدارية وتتميز عن سلسلة أخصائي المكتب من خلال زيادة تعقيد و / أو حجم البرنامج أو العملية المقدمة والمسؤولية الأكبر عن أداء واجبات الدعم الإداري الروتينية. قد يكون مسؤولا عن تعيين وتنسيق عمل التصنيفات الكتابية التابعة داخل نفس وحدة العمل. تشمل الواجبات الكتابية أو السكرتارية المزيد من الدعم المباشر لمسؤول رفيع المستوى.

تلقي الإشراف وممارسته

1. يتلقى التوجيه من مشرف / مسؤول معين. طرق أداء المهام هي إلى حد كبير ضمن تقدير الموظف. يتم استعراض العمل في المقام الأول من خلال النتائج التي تم الحصول عليها.
2. قد يمارس التوجيه الفني والوظيفي على الموظفين الكتابيين.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

ملاحظة: قد تختلف واجبات الوظيفة الفعلية بناء على القسم و / أو البرنامج.

1. توفير دعم الموظفين الكتابيين والإداريين للمشرف / المسؤول المعين ؛ الاحتفاظ بسجلات لبرنامج مهم داخل القسم الذي تم تعيينه فيه.
2. تفسير وشرح سياسات وقواعد وأنظمة الإدارة والمنطقة ردا على الاستفسارات ؛ إحالة الاستفسارات حسب الاقتضاء.
3. أداء مهام المحاسبة ومسك الدفاتر الروتينية ؛ تتبع النفقات وتجميع تقارير النفقات لمنطقة البرنامج كما هو مطلوب.
4. بحث وتجميع وتجميع مختلف التقارير الإدارية والنماذج والملخصات؛ الاحتفاظ بالملفات والسجلات الإدارية الحالية والمناسبة.
5. تخطيط وتعيين ومراجعة عمل الموظفين الكتابيين المعينين ؛ المساعدة في تقييم أداء الموظف كما هو مطلوب.
6. طباعة وتدقيق وتحرير مجموعة متنوعة من الوثائق والتقارير. الاحتفاظ بالملفات المتعلقة بمجموعة متنوعة من إجراءات الموظفين الحساسة.
7. تنسيق ترتيبات السفر؛ الحفاظ على جداول المواعيد والتقويمات ؛ ترتيب الاجتماعات والمؤتمرات.
8. الاستجابة لطلبات الحصول على معلومات لا تتطلب اهتمام المشرف / المسؤول ؛ تأليف المراسلات الروتينية.
9. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.
10. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. تنظيم العمل وتقنيات البحث الكافية لجمع البيانات وتحليلها وتفسيرها
2. مبادئ وممارسات مسك الدفاتر الأساسية
3. مبادئ وممارسات حفظ السجلات المعقدة
4. تنظيم وإجراءات وتفاصيل تشغيل القسم الذي تم تعيينه
5. استخدام اللغة الإنجليزية والإملاء والقواعد وعلامات الترقيم
6. الأساليب والإجراءات المكتبية الحديثة وأجهزة وبرامج الكمبيوتر المكتبية
7. مبادئ وممارسات كتابة خطابات الأعمال والتقارير

القدرة على

1. تخطيط وتنظيم وتحديد أولويات وإكمال المهام المعينة في الوقت المناسب وبطريقة فعالة
2. التعرف على الحدود أو المسؤوليات والسلطة المتعلقة بمهام الدعم الإداري
3. البحث في مجموعة متنوعة من الوثائق وتجميع وتوزيع المعلومات ذات الصلة في شكل مذكرات أو خطابات أو تقارير
4. إذا لزم الأمر ، قم بتعيين العمل للموظفين الكتابيين المرؤوسين ومراقبة إنجازه في الوقت المناسب وبدقة
5. قم بتشغيل جهاز كمبيوتر مع وصول النظام المالي المتكامل واستخدم برامج معالجة النصوص وجداول البيانات المتطورة لإنشاء تنسيقات السجلات / المستندات وإدخال البيانات واستردادها والحفاظ على السجلات المعقدة وإنشاء المستندات. تشغيل الآلات المكتبية المختلفة
6. أداء الواجبات الإدارية الروتينية دون تعليمات محددة وبدرجة معقولة من الحكم المستقل واتخاذ القرار
7. تعلم وفهم تنظيم وتشغيل الإدارات الأخرى والوكالات الخارجية حسب الضرورة لتولي المسؤوليات الموكلة إليها
8. تقييم المواقف الحساسة بعناية واعتماد مسارات عمل فعالة
9. تجميع المعلومات والحفاظ على سجلات واسعة وإعداد التقارير تفسير وتطبيق وشرح مجموعة واسعة من السياسات والقواعد والإجراءات
10. العمل بفعالية في بيئة الفريق
11. تعدد المهام مع القدرة على التكيف بسرعة مع المواقف المتغيرة
12. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا مع مجموعة متنوعة من الأشخاص ، والإجابة على الأسئلة وجمع المعلومات وتبادلها
13. اكتب بالسرعة اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح
14. الحفاظ على سرية المعلومات وإظهار مستوى عال من الاحتراف
15. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل
16. السفر إلى مواقع المنطقة كما هو مطلوب
17. تقديم خدمة عملاء ممتازة

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب من شأنه أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة هو مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات المطلوبة ستكون:

تجربة

أربع سنوات من الخبرة في الدعم المكتبي والإداري المسؤول تدريجيا في بيئة مكتبية متطورة.

تدريب

أي ما يعادل إكمال الصف الثاني عشر.

بيئة العمل

إعداد مكتب يتم التحكم في مناخه مع التعرض لمستويات شدة ضوضاء دنيا إلى معتدلة حسب موقع العمل. مستوى متوسط إلى مرتفع من الاتصال بموظفي المنطقة والوكالات الخارجية / المجتمع اعتمادا على مهمة الوظيفة.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والإصبع والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية ، والقدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف.
الرؤية: متكررة بالقرب من حدة. حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: المستقرة / الخفيفة - ممارسة القوة إلى 15 رطلا من حين لآخر أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.