مساعد إداري 2

قصد

تحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء مجموعة متنوعة من الواجبات الإدارية ذات المسؤولية العالية التي تنطوي على أنشطة مثل البحث والتطوير وتوثيق المشاريع والمهام التي تتطلب معرفة تقنية متقدمة على مستوى الرحلة في مجال المسؤولية المحدد.

خصائص الفئة

هذه فئة مستوى رحلة متقدمة في سلسلة المساعد الإداري. تتميز المناصب في هذا المستوى عن الفئات الأخرى داخل السلسلة بمستوى المسؤولية المفترضة وتعقيد الواجبات المعينة. يؤدي الموظفون أصعب أنواع الواجبات الموكلة إلى الفئات ضمن هذه السلسلة وأكثرها مسؤولية بما في ذلك أداء الواجبات التي تتطلب مستوى أعلى من المعرفة الفنية و / أو توفير تنسيق العمل للموظفين المعينين. يطلب من الموظفين في هذا المستوى أن يكونوا مدربين تدريبا كاملا على جميع الإجراءات المتعلقة بمجال المسؤولية المعين.

تلقي الإشراف وممارسته

1. يتلقى التوجيه العام من المشرف المعين. طرق أداء المهام هي مسؤولية الموظف ويجب تنفيذها ضمن السياسات المعمول بها. تتم مراجعة العمل بشكل دوري فقط لضمان الامتثال للمعايير والنتائج المقاسة.
2. يمارس الإشراف الوظيفي والفني على الموظفين الكتابيين المعينين. قد يقوم بتدريب موظفين جدد على ممارسات وإجراءات المنطقة.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

ملاحظة: قد تختلف واجبات الوظيفة الفعلية بناء على القسم و / أو الوظيفة ، على سبيل المثال ، الموارد البشرية ، خدمات الطلاب ، الإدارة التنفيذية.

1. تخطيط وتنسيق ومراجعة عمل الموظفين الكتابيين المعينين؛ يوصي ببدائل لأنظمة وإجراءات المكاتب الحالية.
2. إجراء الدراسات والبحوث والتقييمات المعقدة المتعلقة بالمشاكل الإدارية والمشاريع ومجال المسؤولية المعين.
3. تجميع البيانات وتحليلها وتقييمها وإعداد التقديرات والبيانات والتقارير بناء على هذه البيانات.
4. المشاركة وتمثيل المنطقة أو القسم في اللجان وفرق العمل ؛ يقدم المساعدة التقنية حسب الضرورة.
5. مساعدة الإدارة في المشاريع والبرامج الخاصة ؛ يبحث ويطور التحليل الأولي والتوصيات.
6. تفسير وتطبيق القواعد والسياسات والإجراءات واللوائح التي تؤثر على مجال المسؤولية المحدد.
7. العمل كمورد وحلقة وصل بين المشرف والموظفين الآخرين وعامة الناس والوكالات المحلية والمستشار القانوني مع الحفاظ على السرية.
8. تنسيق عمليات وحدة معينة أو منطقة برنامج.
9. المساعدة في تقييم الموظفين في التصنيفات الدنيا.
10. قد يرتب وينظم الاجتماعات والدورات التدريبية حسب الضرورة.
11. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.
12. توفير القيادة لموظفي المدرسة بشأن ميزانيات المشروع والجداول الزمنية للمنطقة.
13. إجراء عمليات تدقيق السفر والوثائق المالية الأخرى وإعداد وثائق السفر وغيرها من الوثائق المالية للدفع. إجراء ترتيبات السفر.
14. الرصد المحتمل ل grant الأموال والنفقات.
15. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.
16. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة:

1. مبادئ وممارسات الإدارة والتنظيم المدرسي بما في ذلك الميزانية.
2. الأساليب والتقنيات الإحصائية والتحليلية.
3. مبادئ وممارسات البحث وحل المشكلات وتقييم البرامج.
4. مبادئ وممارسات تنظيم العمل وتبسيطه.
5. مبادئ وممارسات تخطيط وتنسيق ومراجعة عمل الآخرين.
6. القواعد والسياسات والإجراءات واللوائح ذات الصلة التي تؤثر على مجال المسؤولية المعين.

القدرة على:

1. بحث وتجميع وتحليل المعلومات التقنية المعقدة وإعداد التقارير السردية والإحصائية
2. ممارسة الحكم المستقل في اتخاذ القرارات الفنية والإجرائية المتعلقة بتنظيم العمل وتعيينه وأساليب العمل ومنتجات العمل
3. المساعدة في صياغة وتنفيذ السياسات والممارسات الفنية والإجرائية
4. المساعدة في تطوير أهداف وغايات قصيرة وطويلة المدى
5. تخطيط وتنظيم وتوجيه تدفق العمل داخل مكتب كبير بحجم كبير من العمل
6. مراقبة الميزانيات وإعداد تقارير عن أنشطة الميزانية ووضع توقعات الميزانية على العناصر الرئيسية لميزانية المنطقة. إعداد التقارير الفنية المعقدة
7. تشغيل محطة كمبيوتر لإدخال المعلومات ومراجعتها واسترجاعها وصياغة طرق جمع المعلومات وتقديمها ؛ وإنشاء تقارير معقدة. معرفة جميع برامج الكمبيوتر الخاصة بالمنطقة والقدرة على استخدامها (مثل SASI و Munis و Recruit and Hire)
8. تحليل وحل المشاكل الفنية والإجرائية ووضع وتنفيذ الخطط والإجراءات
9. تطوير وصيانة النظم والضوابط الإجرائية
10. تقييم وتحديد أولويات العمل
11. تنسيق عمل الآخرين والمساعدة في تقييم أداء الموظفين
12. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل
13. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب الذي من المحتمل أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات ستكون:

تجربة

ثلاث سنوات من الخبرة التحليلية والتقنية المسؤولة في دعم البرامج.

تدريب

ما يعادل درجة الزمالة من كلية أو جامعة معتمدة مع عمل دورة رئيسية في الأعمال التجارية أو الإدارة العامة أو التعليم أو مجال ذي صلة.

بيئة العمل

1. إعدادات المكتب التي يتم التحكم في مناخها والتعرض لأدنى مستويات شدة الضوضاء.
2. مستوى متوسط إلى مرتفع من الاتصال بموظفي المنطقة والوكالات الخارجية / المجتمع اعتمادا على مهمة الوظيفة.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والإصبع والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية ، والقدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف.
الرؤية: متكررة بالقرب من حدة. حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى.