مساعد إداري 1

قصد

لتحسين تحصيل الطلاب من خلال أداء مجموعة متنوعة من الواجبات الإدارية المسؤولة التي تنطوي على أنشطة مثل البحث والتحقيق والمساعدة في تطوير الإجراءات والأساليب لتحقيق الأهداف المحددة ؛ وتقديم الدعم الإداري لمجال المسؤولية الوظيفي المعين.

خصائص الفئة

1. هذه هي فئة مستوى الرحلة الكاملة ضمن سلسلة المساعد الإداري. يؤدي الموظفون ضمن هذه الفئة مجموعة كاملة من الواجبات المعينة. يتلقى الموظفون في هذا المستوى تعليمات أو مساعدة عرضية فقط عند ظهور مواقف جديدة أو غير عادية ، وهم على دراية كاملة بإجراءات وسياسات التشغيل الخاصة بوحدة العمل.
2. تتميز هذه الفئة عن سلسلة فصول السكرتارية على أساس المسؤوليات التي تشمل المزيد من المهام الفنية ضمن برامج محددة.
3. تتميز هذه الفئة عن المساعد الإداري 2 من حيث أن الأخير يؤدي واجبات تتطلب مستوى أعلى من المعرفة التقنية ويوفر تنسيق العمل للموظفين الكتابيين المعينين.

تلقي الإشراف وممارسته

1. يتلقى التوجيه من المشرف المعين. عادة ما تترك طرق أداء المهام لحكم الموظف مع مشرف يعطي تعليمات ونصائح وقرارات من حين لآخر. تتم مراجعة العمل من حين لآخر أثناء التقدم وعند الانتهاء.
2. يجوز ممارسة الإشراف الفني على الموظفين الكتابيين المعينين.

الوظائف الأساسية للوظيفة

قد تشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي

ملاحظة: قد تختلف واجبات الوظيفة الفعلية بناء على القسم و / أو الوظيفة ، على سبيل المثال ، الموارد البشرية ، خدمات الطلاب ، الإدارة التنفيذية.

1. إجراء الدراسات والبحوث و / أو التقييمات المتعلقة بالمشاكل الإدارية والمشاريع ومجال المسؤولية المعين.
2. تجميع البيانات وتحليلها وتقييمها وإعداد التقديرات والبيانات والتقارير بناء على هذه البيانات.
3. تفسير وشرح الممارسات والقواعد والسياسات والإجراءات واللوائح التي تؤثر على القسم أو مجال البرنامج.
4. قد ينسق عمل الآخرين المشاركين في المشاريع.
5. العمل كمورد وحلقة وصل بين المشرف والموظفين الآخرين وعامة الناس.
6. قد يكون مسؤولا عن تنسيق عمليات وحدة معينة أو منطقة برنامج.
7. قد يساعد في تقييم الموظفين في التصنيفات الدنيا.
8. ترتيب وتنظيم الاجتماعات والدورات التدريبية حسب الضرورة.
9. قد يؤدي واجبات السكرتارية حسب الضرورة.
10. الحفاظ على الحضور المنتظم والمستمر والالتزام بالمواعيد.
11. أداء الواجبات ذات الصلة بما يتفق مع الوصف الوظيفي والتعيين.

الحد الأدنى من المؤهلات

معرفة

1. مبادئ وممارسات إدارة الأعمال وإدارة الميزانية والمحاسبة و / أو إدارة شؤون الموظفين ذات الصلة بمجال المهمة
2. مبادئ وممارسات الإدارة والبحث وحل المشكلات وتقييم البرامج
3. مبادئ وممارسات تنظيم العمل وتبسيطه
4. القواعد والسياسات والإجراءات واللوائح ذات الصلة التي تؤثر على القسم أو مجال مسؤولية البرنامج المعين
5. الإجراءات المكتبية الحديثة وأجهزة وبرامج الكمبيوتر المكتبية. معرفة جميع برامج الكمبيوتر الخاصة بالمنطقة والقدرة على استخدامها (مثل SASI و Munis و EdZapp)

القدرة على

1. تنظيم العمل بفعالية وممارسة الحكم المستقل في اتخاذ القرارات الفنية والإجرائية المناسبة فيما يتعلق بأساليب العمل ومنتجات العمل
2. بحث وتنظيم وتحليل المعلومات الفنية وإعداد التقارير والتوصيات
3. رصد الميزانيات ووضع التوقعات المتعلقة بميزانية برنامجية محددة
4. تشغيل جهاز كمبيوتر لإدخال المعلومات ومراجعتها واسترجاعها وتطوير تنسيقات التقارير وإنشاء التقارير المناسبة
5. تحليل وحل المشاكل الإجرائية والفنية وتنفيذ الخطط والإجراءات الموضوعة
6. الحفاظ على النظم والضوابط الإجرائية المعمول بها
7. تقييم وتحديد أولويات العمل
8. إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أولئك الذين تم الاتصال بهم في سياق العمل
9. التواصل بوضوح وإيجاز ، شفهيا وكتابيا

الخبرة والتدريب

أي مزيج من الخبرة والتدريب الذي من المحتمل أن يوفر المعرفة والقدرات المطلوبة مناسب. الطريقة التمثيلية للحصول على المعرفة والقدرات ستكون:

تجربة

سنة واحدة من الخبرة التحليلية والتقنية المسؤولة في الدعم الإداري للبرنامج.

تدريب

ما يعادل درجة الزمالة من كلية أو جامعة معتمدة مع عمل دورة رئيسية في الأعمال التجارية أو الإدارة العامة أو التعليم أو مجال ذي صلة.

بيئة العمل

إعدادات مكتب يتم التحكم في مناخها مع درجات حرارة تتراوح من معتدلة إلى معتدلة البرودة / الحرارة. التعرض لمستويات الضوضاء من معتدلة إلى عالية ومن حين لآخر إلى فترات زمنية متكررة.

مستوى متوسط إلى مرتفع من الاتصال بموظفي المنطقة والوكالات الخارجية / المجتمع اعتمادا على مهمة الوظيفة.

المتطلبات المادية

كثرة الوصول والتعامل والإصبع والتحدث والسمع. التنقل للعمل في بيئة مكتبية نموذجية واستخدام المعدات المكتبية القياسية ، والقدرة على التحمل للبقاء جالسا والحفاظ على التركيز لفترة طويلة. السمع والكلام للتواصل شخصيا أو عبر الهاتف.
الرؤية: متكررة بالقرب من حدة. حدة بعيدة في بعض الأحيان. رؤية لقراءة المواد المطبوعة وشاشات الكمبيوتر و / أو أجهزة المراقبة الأخرى.

القوة: مستقرة / متوسطة - مارس القوة إلى 10-25 رطلا بشكل متكرر ، وما يصل إلى 10 أرطال باستمرار أو كمية ضئيلة من القوة بشكل متكرر لرفع الأشياء أو حملها أو دفعها أو سحبها أو تحريكها.