مدير قسم المشتريات

الموقع:خدمات الأعمال والدعم
التصنيف الوظيفي: إداري
يرفع تقاريره إلى: مدير خدمات الأعمال والدعم
منصب إشرافي: نعم
درجة الراتب: 206A – جدول رواتب المشرفين/الموظفين الإداريين
شروط التوظيف: 12 شهرًا (260 يومًا)
الحالة بموجب قانون معايير العمل العادلة (FLSA): معفى

ملخص الموقف

يقدم مدير المشتريات القيادة الاستراتيجية لوظائف المشتريات والتعاقدات والشراء في المنطقة التعليمية، لضمان الإدارة المسؤولة للموارد العامة، والامتثال لقوانين المشتريات المعمول بها، والتسليم الفعال للسلع والخدمات التي تدعم نجاح الطلاب وعمليات المنطقة التعليمية. ويحقق هذا الدور ذلك من خلال وضع استراتيجيات المشتريات، والإشراف على عمليات المناقصات التنافسية وإدارة العقود، ووضع سياسات وإجراءات الشراء، وقيادة جهود التحسين المستمر التي تعزز التميز التشغيلي والشفافية والمسؤولية المالية والوصول العادل إلى فرص التعاقد في المنطقة التعليمية. ويتعاون شاغل هذا المنصب بشكل وثيق مع قيادة المنطقة التعليمية، والمدارس، والإدارات، والمستشارين القانونيين، والموردين، وشركاء المجتمع المحلي لتقديم التوجيه المتخصص في شؤون المشتريات، والحد من المخاطر التنظيمية، وتعزيز ممارسات المشتريات التي تدعم مهمة المنطقة التعليمية ورؤيتها وقيمها الأساسية.

المسؤوليات الأساسية للأداء

قد يؤدي شاغلو الوظائف أي مجموعة من مسؤوليات الأداء الأساسية المذكورة أدناه.

1. يشارك بنشاط في مبادرات الفريق والمدرسة والمنطقة من خلال تعزيز التعاون وحل المشكلات المشتركة وثقافة الاحترام المتبادل. يساهم بالأفكار ويدعم الزملاء ويساعد في تحقيق الأهداف المشتركة.
2. يُظهر التزامه بالتعلم المستمر من خلال السعي للحصول على التغذية الراجعة، والسعي وراء فرص التطوير المهني، وتطبيق المعرفة والمهارات الجديدة لتحسين الأداء والخدمة.
3. يقدم خدمة عالية الجودة ومتوافقة مع القيم إلى الأطراف المعنية الداخلية والخارجية من خلال الاستجابة بدقة وكفاءة وتعاطف. يحافظ على نهج إيجابي وموجه نحو الحلول في جميع التفاعلات.
4. يحدد فرص التحسين من خلال المساهمة بأفكار تعزز الكفاءة أو الخدمة أو النتائج ضمن الإجراءات المعمول بها. يظهر انفتاحًا على الأفكار والأساليب الجديدة.
5. يقوم بوضع وتنفيذ استراتيجيات وسياسات وإجراءات وضوابط داخلية في مجال المشتريات على مستوى المنطقة، تضمن الامتثال لقوانين التعاقدات العامة في ولاية أوريغون، وسياسة المنطقة، وأفضل الممارسات، مع دعم الأهداف التنظيمية.
6. يقوم بتخطيط وتنظيم والإشراف على جميع أنشطة المشتريات، بما في ذلك المناقصات التنافسية، وإعداد العقود، وإدارة العقود، والمشتريات التعاونية، وشراء السلع والخدمات.
7. يقدم التوجيه والخبرة الفنية لمسؤولي المنطقة وموظفيها فيما يتعلق بأساليب الشراء، ومتطلبات العقود، ولوائح الشراء، والممارسات الأخلاقية في مجال الشراء، والحد من المخاطر.
8. يشرف على إعداد العقود ومراجعتها والتفاوض بشأنها وتنفيذها وإدارتها لضمان الامتثال القانوني والمسؤولية المالية والأداء الناجح للموردين.
9. يقود عملية تطوير وتحسين أنظمة المشتريات وسير العمل والعمليات التجارية بشكل مستمر، بهدف تعزيز الكفاءة والشفافية وخدمة العملاء والفعالية التشغيلية.
10. يقوم بتطوير وتقديم وتقييم مواد التدريب والإرشادات المتعلقة بالمشتريات على مستوى المنطقة التعليمية، لضمان فهم الموظفين لمتطلبات الشراء، والسلطة المفوضة، والقوانين والإجراءات المعمول بها.
11. يقوم ببناء علاقات مثمرة مع الموردين والهيئات الحكومية ومنظمات الشراء التعاونية والشركاء المجتمعيين والحفاظ عليها، مع العمل في الوقت نفسه على تعزيز ممارسات الشراء العادلة والشفافة والتنافسية.
12. يتعاون مع قيادة المنطقة التعليمية، وإدارات الشؤون المالية، والمرافق، والتكنولوجيا، وخدمات التغذية، والشؤون القانونية، وغيرها من الإدارات، من أجل وضع استراتيجيات للمشتريات تدعم الأولويات التعليمية والتشغيلية.
13. يراقب أنشطة المشتريات، وأداء الموردين، والالتزام بالعقود، واتجاهات الشراء؛ ويقوم بإعداد التقارير والمقاييس والتوصيات التي تدعم اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات والتحسين المستمر.
14. يحدد الفرص المتاحة لتعظيم قيمة المشتريات من خلال التوريد الاستراتيجي، والمشتريات التعاونية، والتوحيد القياسي، وتحسين العمليات، مع ضمان الإدارة المسؤولة لموارد المنطقة.
15. يقوم بالإشراف على موظفي المشتريات وتطويرهم وتقييمهم من خلال تحديد توقعات واضحة، وتعزيز النمو المهني، وترسيخ ثقافة التعاون والمساءلة وخدمة العملاء والتحسين المستمر.
16. يدير برنامج بطاقات الشراء (P-Card) الخاص بالمنطقة، بما في ذلك إصدار البطاقات، وتنفيذ السياسات، وتدريب المستخدمين، ومراقبة الامتثال، والإشراف على البرنامج لضمان الاستخدام المسؤول والفعال لموارد المنطقة.
17. يقوم بالمهام الأخرى المتعلقة بالوظيفة، حسب المهام الموكلة إليه.

 

المعرفة

1. السياسات والإجراءات التنظيمية، والمبادئ التوجيهية الخاصة بالوظيفة، والقدرة على تعلم وتطبيق معايير المنطقة.
2. مبادئ المشتريات العامة، وأساليب المناقصة التنافسية، وإدارة العقود، وأفضل الممارسات في مجال المشتريات.
3. القوانين واللوائح والقواعد الإدارية على المستوى الفيدرالي ومستوى الولايات والمستوى المحلي التي تنظم المشتريات العامة وعقود التعاقد.
4. التفاوض على العقود، وإدارة الموردين، وتقييم أداء الموردين.
5. وضع الميزانية، والضوابط المالية، وممارسات الشراء، والمساءلة عن الأموال العامة.
6. برامج المشتريات، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وتقنيات الشراء.
7. مبادئ إدارة المخزون، والتصرف في الأصول، وإدارة الممتلكات الفائضة.

المهارات

1. قدرة قوية على التواصل الشفوي والكتابي بما يتناسب مع مسؤوليات الوظيفة.
2. استخدام أدوات التكنولوجيا الشائعة المناسبة للوظيفة، بما في ذلك البريد الإلكتروني وتطبيقات الإنتاجية ومنصات الاتصال الرقمية والأنظمة الخاصة بالمنطقة والوظيفة مع القدرة على تعلم أدوات جديدة حسب الحاجة.
3. مهارات قوية في مجالات التحليل والتنظيم والتفاوض وإدارة المشاريع.
4. إعداد وثائق العطاءات والعقود والتقارير والمراسلات بطريقة واضحة ودقيقة ومتوافقة مع القوانين.

القدرات

1. بناء والحفاظ على علاقات إيجابية ومثمرة ومتجاوبة ثقافياً مع الطلاب والموظفين والأسر والشركاء المجتمعيين.
2. تقديم خدمة سريعة ودقيقة ومهذبة ومتعاطفة تعكس القيم الأساسية للمنطقة.
3. ممارسة الحكم السليم، والحفاظ على السرية، والتعامل مع المواقف الحساسة بمهنية وتقدير ونزاهة.
4. العمل بفعالية في ظل ضغوط المواعيد النهائية والمقاطعات والأولويات المتغيرة أو المتنافسة.
5. تفسير وتطبيق قوانين المشتريات والسياسات واللوائح والمتطلبات التعاقدية بشكل متسق ودقيق.
6. تحليل القضايا المعقدة المتعلقة بالمشتريات، وتقييم البدائل، ووضع حلول عملية وفعالة من حيث التكلفة.
7. قيادة جهود تحسين العمليات التي تعزز الكفاءة التشغيلية، والضوابط الداخلية، والامتثال، وخدمة العملاء.

الحد الأدنى من المؤهلات

يمكن أخذ أي مزيج من التدريب والخبرة و/أو التعليم في الاعتبار عند تلبية متطلبات هذه الوظيفة.

تعليم

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو إدارة سلسلة التوريد، أو المشتريات، أو المالية، أو المحاسبة، أو أي تخصص ذي صلة. 

تجربة

1. خمس سنوات من الخبرة التي تتسم بتدرج المسؤوليات في مجالات المشتريات العامة، وإعداد العقود، وإدارة العقود، في بيئة معقدة تتسم بكميات كبيرة من الأعمال، أو خبرة أخرى تثبت امتلاك المعرفة والمهارات والقدرات المطلوبة لأداء مهام الوظيفة.
2. يفضل أن يكون لدى المتقدم خبرة في مؤسسة تعليمية تغطي المراحل الدراسية من رياض الأطفال حتى الصف الثاني عشر، أو في وكالة حكومية، أو في أي بيئة أخرى تابعة للقطاع العام.
3. خبرة في تحليل البيانات، أو قيادة الفرق، أو إدارة البرامج.

التراخيص والشهادات والمتطلبات الأخرى

1. حيازة رخصة قيادة أمريكية سارية المفعول وتوفر وسيلة نقل خاصة (يتم تعويض تكاليف الوقود)
2. يُفضل الحصول على شهادة في مجال المشتريات من ولاية أوريغون (مثل: شهادة أوريغون المتوسطة أو المتقدمة في مجال المشتريات)، أو شهادة معترف بها على المستوى الوطني في مجال المشتريات العامة (مثل: CPPO أو CPPB)، أو القدرة على الحصول على شهادة ذات صلة في مجال المشتريات العامة في غضون سنتين (2) من تاريخ التعيين.

ظروف العمل

المتطلبات البدنية

1. بشكل مستمر (أكثر من 5.6 ساعة أو 69% من اليوم): براعة الأصابع، السمع، الجلوس
2. بشكل متكرر (ما بين 2.6 ساعة و5.5 ساعات أو ما بين 33% و68% من اليوم): الحركات المتكررة
3. من حين لآخر (حتى 2.5 ساعة أو 32٪ من اليوم): الوقوف والمشي
4. نادراً: (أقل من ساعة واحدة أو 12٪ من اليوم): التوازن، الحمل/الرفع، التسلق، رؤية الألوان، الزحف، القرفصاء/الركوع، التنسيق بين الأطراف المتعددة، السحب/الدفع، الوصول

نوع العمل/المتطلبات البدنية

العمل المكتبي: بذل قوة تصل إلى 10 أرطال من حين لآخر و/أو قوة ضئيلة بشكل متكرر أو مستمر لرفع أو حمل أو دفع أو سحب أو تحريك أشياء، بما في ذلك جسم الإنسان. يتطلب العمل المكتبي الجلوس معظم الوقت. تعتبر الوظائف مكتبية إذا كانت تتطلب المشي والوقوف من حين لآخر فقط، وتستوفي جميع معايير العمل المكتبي الأخرى.

المتطلبات العقلية والنفسية

المتطلبات الروتينية: يتضمن المنصب عملاً روتينياً ومنظماً يتم تنفيذه وفقاً لإجراءات وجداول زمنية محددة. بيئة العمل قابلة للتنبؤ بشكل عام، مع تعرض محدود لمواقف تتطلب جهداً عاطفياً، أو صراعات، أو تفاعلات عامة ذات مخاطر عالية. المتطلبات المعرفية متسقة ويمكن التحكم فيها في نطاق المسؤوليات المحددة، ولا يتطلب الدور عادةً تركيزاً مطولاً على مهام معقدة للغاية.

بيئة العمل

مستوى المخاطر والمضايقات اليومية: تتضمن البيئة مخاطر أو مضايقات يومية تتطلب احتياطات السلامة العادية المعتادة في أماكن مثل المكاتب وقاعات الاجتماعات والفصول الدراسية والمكتبات أو المركبات التجارية، على سبيل المثال، استخدام ممارسات العمل الآمنة مع المعدات المكتبية، وتجنب التعثر والسقوط، والالتزام بقواعد السلامة من الحرائق وإشارات المرور. منطقة العمل مضاءة ومدفأة ومهواة بشكل كافٍ.

بيان تكافؤ فرص العمل

مدرسة Salem-Keizer العامة هي جهة توظيف تتسم بتكافؤ الفرص ولا تميز على أساس العرق أو اللون أو الدين أو الأصل القومي أو السن أو الإعاقة أو الجنس، بما في ذلك الحمل والتوجه الجنسي والهوية الجنسية والهوية الجنسية وغيرها من الخصائص التي يحميها القانون. قد يتم تقديم تسهيلات معقولة لتمكين الأفراد ذوي الإعاقة من أداء الواجبات الأساسية.

الواجبات التمثيلية

يهدف هذا الوصف الوظيفي إلى أن يعكس بدقة واجبات ومسؤوليات ومتطلبات الوظيفة. وليس المقصود منه أن يكون ولا ينبغي أن يُفسر على أنه قائمة شاملة لجميع المسؤوليات أو المهارات أو ظروف العمل المرتبطة بالوظيفة. تحتفظ المنطقة بالحق في تعديل أو إضافة أو إزالة الواجبات وتعيين واجبات أخرى حسب الضرورة.

تاريخ (تواريخ المراجعة):

30/06/2026 - تم التحديث