مشرف عمليات الخدمات المساعدة

الموقع:الخدمات المساعدة
التصنيف الوظيفي: مهني/تقني
يرفع تقاريره إلى: منسق العمليات واللوجستيات
مسؤوليات إشرافية:نعم
درجة الراتب: 425 – جدول رواتب الموظفين المهنيين والتقنيين
شروط التوظيف: 12 شهراً (260 يوماً)
الحالة بموجب قانون معايير العمل العادلة (FLSA): معفى

ملخص الموقف

يتولى مشرف عمليات الخدمات المساعدة القيادة التشغيلية والإشراف الفني على جميع وظائف الخدمات المساعدة، بما في ذلك عمليات المستودعات، والخدمات اللوجستية، وخدمات النسخ، وإدارة الأصول، ودعم العملاء، وخدمات الإنتاج. ويضمن هذا الدور تقديم خدمات تتسم بالكفاءة والامتثال للمعايير والجودة العالية، بما يدعم عمليات المدرسة والمنطقة التعليمية. ويقود شاغل هذا المنصب مبادرات تحسين العمليات، ويشرف على الموظفين المكلفين، ويتعاون مع الأطراف المعنية الداخلية من أجل تحسين سير العمل، وتعزيز خدمة العملاء، وتشجيع التميز التشغيلي بما يتماشى مع قيم المنطقة التعليمية.

مسؤوليات الأداء الأساسية

قد يؤدي شاغلو الوظائف أي مجموعة من مسؤوليات الأداء الأساسية المذكورة أدناه.

1. يشارك بنشاط في مبادرات الفريق والمدرسة والمنطقة من خلال تعزيز التعاون وحل المشكلات المشتركة وثقافة الاحترام المتبادل. يساهم بالأفكار ويدعم الزملاء ويساعد في تحقيق الأهداف المشتركة.
2. يُظهر التزامه بالتعلم المستمر من خلال السعي للحصول على التغذية الراجعة، والسعي وراء فرص التطوير المهني، وتطبيق المعرفة والمهارات الجديدة لتحسين الأداء والخدمة.
3. يقدم خدمة عالية الجودة ومتوافقة مع القيم إلى الأطراف المعنية الداخلية والخارجية من خلال الاستجابة بدقة وكفاءة وتعاطف. يحافظ على نهج إيجابي وموجه نحو الحلول في جميع التفاعلات.
4. يحدد فرص التحسين من خلال المساهمة بأفكار تعزز الكفاءة أو الخدمة أو النتائج ضمن الإجراءات المعمول بها. يظهر انفتاحًا على الأفكار والأساليب الجديدة.
5. الإشراف على العمليات اليومية لمهام الخدمات المساعدة الموكلة إليه وتنسيقها، بما في ذلك عمليات المستودعات، والخدمات اللوجستية وخدمات التوصيل، وخدمات الاستنساخ والإنتاج، وإدارة الأصول، ودعم العملاء.
6. يخطط وينظم ويراقب سير العمل لضمان كفاءة الإنتاج، وإدارة المخزون بدقة، وتوزيع المواد في الوقت المناسب، وتقديم خدمات عالية الجودة للمدارس والإدارات.
7. يقوم بتوجيه الموظفين المكلفين وتدريبهم وتقييمهم؛ ويحدد توقعات الأداء؛ ويضع الجداول الزمنية وخطط التغطية؛ ويقدم التدريب والتطوير المهني لتعزيز الفعالية التشغيلية وخدمة العملاء.
8. يضمن الامتثال لسياسات المنطقة ومعايير السلامة واللوائح المعمول بها فيما يتعلق بالتخزين ومناولة المواد وعمليات التسليم ومعدات الإنتاج وإدارة دورة حياة الأصول.
9. يقوم بتحليل البيانات التشغيلية ومؤشرات الأداء الخاصة بالخدمات وعمليات سير العمل؛ ويُعد التقارير؛ ويقدم توصيات للتحسينات التي تعزز الكفاءة والفعالية من حيث التكلفة وجودة الخدمة.
10. ينسق المشاريع التشغيلية المعقدة، بما في ذلك عمليات نقل المواد على نطاق واسع، والتركيب، والتخطيط اللوجستي، والمبادرات المشتركة بين الإدارات التي تدعم أولويات المنطقة.
11. يشرف على عمليات جمع الأصول وتخزينها وإعادة توزيعها والتخلص منها بهدف تعزيز المسؤولية المالية، وتحسين الاستفادة من المساحات، وتخطيط دورة حياة الأصول.
12. يتعاون مع الإدارات الداخلية والموردين والشركاء الخارجيين لحل المشكلات الفنية والمتعلقة بالإنتاج واللوجستيات، وضمان التوافق مع الأهداف التشغيلية للمنطقة.
13. يقدم الدعم الفني لحل المشكلات ودعم العملاء فيما يتعلق بأنظمة الخدمات المساعدة والبرامج وعمليات الإنتاج.
14. يعمل على ترسيخ ثقافة ريادة الأعمال والحفاظ عليها، مع التركيز على أفضل الممارسات التشغيلية، وتحسين الخدمات، وزيادة الإيرادات، وخفض التكاليف.
15. يقوم بالمهام الأخرى المتعلقة بالوظيفة، حسب المهام الموكلة إليه.

المعرفة

1. السياسات والإجراءات التنظيمية، والمبادئ التوجيهية الخاصة بالوظيفة، والقدرة على تعلم وتطبيق معايير المنطقة.
2. عمليات المستودعات، والتنسيق اللوجستي، وخدمات الإنتاج، ومراقبة المخزون، وإدارة دورة حياة الأصول.
3. مبادئ خدمة العملاء وأنظمة تقديم الخدمات في القطاع العام أو في بيئة التعليم الأساسي (من رياض الأطفال حتى الصف الثاني عشر).
4. معايير وممارسات السلامة المتعلقة بمناولة المواد، وتشغيل المعدات، وبيئات المستودعات أو الإنتاج.
5. تخطيط سير العمل، ومنهجيات تحسين العمليات، ومقاييس الأداء التشغيلي.
6. أنظمة برمجية تُستخدم لإدارة المهام، وتتبع المخزون، وإعداد الفواتير، وإعداد التقارير، وسير عمل الإنتاج.

المهارات

1. قدرة قوية على التواصل الشفوي والكتابي بما يتناسب مع مسؤوليات الوظيفة.
2. استخدام أدوات التكنولوجيا الشائعة المناسبة للوظيفة، بما في ذلك البريد الإلكتروني وتطبيقات الإنتاجية ومنصات الاتصال الرقمية والأنظمة الخاصة بالمنطقة والوظيفة مع القدرة على تعلم أدوات جديدة حسب الحاجة.
3. الإشراف على الموظفين وتوجيههم وتقييمهم لضمان المساءلة وجودة الخدمة والتطور المهني.
4. تحليل البيانات التشغيلية وإعداد التقارير لدعم عملية اتخاذ القرار والتحسين المستمر.
5. تنظيم المشاريع وطلبات الخدمة المتعددة المتزامنة وتحديد أولوياتها وتنسيقها.

القدرات

1. بناء والحفاظ على علاقات إيجابية ومثمرة ومتجاوبة ثقافياً مع الطلاب والموظفين والأسر والشركاء المجتمعيين.
2. تقديم خدمة سريعة ودقيقة ومهذبة ومتعاطفة تعكس القيم الأساسية للمنطقة.
3. ممارسة الحكم السليم، والحفاظ على السرية، والتعامل مع المواقف الحساسة بمهنية وتقدير ونزاهة.
4. العمل بفعالية في ظل ضغوط المواعيد النهائية والمقاطعات والأولويات المتغيرة أو المتنافسة.
5. تحليل التحديات اللوجستية أو الإنتاجية المعقدة ووضع حلول عملية ومسؤولة من الناحية المالية.
6. توفير القيادة الاستراتيجية والتشغيلية في مجالات خدمة متعددة مع الحفاظ على التوافق مع أهداف المنطقة والقيم الأساسية.
7. توقع التحديات التشغيلية، وتقييم المخاطر، وتنفيذ حلول استباقية تقلل من الاضطرابات التي قد تتعرض لها المدارس وإدارات المنطقة التعليمية.
8. تعزيز ثقافة المساءلة والتعاون والتحسين المستمر بين الموظفين المعينين.
9. التعامل مع الأولويات المتضاربة والمتطلبات المتغيرة مع الحفاظ على جودة الخدمة وروح الفريق.
10. تقييم العمليات وتنفيذ تحسينات منهجية من شأنها تعزيز الكفاءة والمسؤولية المالية وفعالية الخدمات.

الحد الأدنى من المؤهلات

يمكن أخذ أي مزيج من التدريب والخبرة و/أو التعليم في الاعتبار عند تلبية متطلبات هذه الوظيفة.

تعليم

1. شهادة جامعية في إدارة الأعمال، أو اللوجستيات، أو إدارة العمليات، أو التكنولوجيا الصناعية، أو الإدارة العامة، أو أي مجال ذي صلة.
2. يفضل أن يكون المتقدم حاصلاً على درجة البكالوريوس في تخصص ذي صلة.

تجربة

1. أربع (4) سنوات من الخبرة في مناصب ذات مسؤوليات متزايدة في مجالات خدمة العملاء، أو عمليات المستودعات، أو التنسيق اللوجستي، أو خدمات الإنتاج، أو البيئات التشغيلية ذات الصلة.
2. سنتان (2) من الخبرة الإشرافية أو القيادية في الإشراف على الموظفين أو سير العمل أو المهام التشغيلية.
3. يفضل أن يكون لدى المتقدم خبرة في مجال التعليم (من رياض الأطفال حتى الصف الثاني عشر) أو في القطاع العام.
4. يفضل أن يكون لدى المرشح خبرة في تنفيذ تحسينات العمليات، أو إدارة مؤشرات أداء الخدمات، أو تنسيق المهام التشغيلية عبر عدة وحدات.

التراخيص والشهادات والمتطلبات الأخرى

حيازة رخصة قيادة أمريكية سارية المفعول وتوفر وسيلة نقل خاصة (يتم تعويض تكاليف الوقود)

ظروف العمل

المتطلبات البدنية

1. بشكل مستمر (أكثر من 5.6 ساعات أو 69% من اليوم):
2. بشكل متكرر (ما بين 2.6 ساعة و5.5 ساعات أو 33% إلى 68% من اليوم): براعة الأصابع، السمع، الجلوس، الوقوف، المشي
3. من حين لآخر (لمدة تصل إلى 2.5 ساعة أو 32% من اليوم): التوازن، الحمل/الرفع، التنسيق بين الأطراف، السحب/الدفع، مد اليد
4. نادرًا: (أقل من ساعة واحدة أو 12% من اليوم): رؤية الألوان، التسلق، الزحف، الانحناء/الركوع، الحركات المتكررة

نوع العمل/المتطلبات البدنية

العمل الشاق: بذل قوة تتراوح بين 50 و100 رطل من حين لآخر، و/أو قوة تتراوح بين 25 و50 رطلاً بشكل متكرر، و/أو قوة تتراوح بين 10 و20 رطلاً بشكل مستمر لنقل الأشياء.

المتطلبات العقلية والنفسية

متطلبات معتدلة: يتطلب هذا المنصب متطلبات معرفية معتدلة في بيئة عمل منظمة بشكل عام. قد يتطلب هذا الدور أحيانًا التعامل مع تفاعلات صعبة من الناحية العاطفية أو مخاوف العملاء. يتم أحيانًا أداء العمل في ظل مواعيد نهائية ضيقة أو متنافسة. التعرض لتعليقات أو انتقادات الجمهور محدود. يتطلب هذا المنصب أحيانًا التركيز المستمر على مهام معقدة أو أنشطة حل المشكلات.

بيئة العمل

مستوى معتدل من المخاطر والمضايقات: ينطوي العمل على مخاطر أو مضايقات معتدلة تتطلب احتياطات السلامة الأساسية، مثل العمل حول الأجزاء المتحركة أو العربات أو الآلات؛ والتعرض للأمراض المعدية أو المواد الكيميائية المهيجة. قد يُطلب من الموظفين استخدام الملابس أو المعدات الواقية الشائعة، مثل الأقنعة أو العباءات أو المعاطف أو الأحذية أو النظارات الواقية أو القفازات أو الدروع الواقية.

بيان تكافؤ فرص العمل

مدرسة Salem-Keizer العامة هي جهة توظيف تتسم بتكافؤ الفرص ولا تميز على أساس العرق أو اللون أو الدين أو الأصل القومي أو السن أو الإعاقة أو الجنس، بما في ذلك الحمل والتوجه الجنسي والهوية الجنسية والهوية الجنسية وغيرها من الخصائص التي يحميها القانون. قد يتم تقديم تسهيلات معقولة لتمكين الأفراد ذوي الإعاقة من أداء الواجبات الأساسية.

الواجبات التمثيلية

يهدف هذا الوصف الوظيفي إلى أن يعكس بدقة واجبات ومسؤوليات ومتطلبات الوظيفة. وليس المقصود منه أن يكون ولا ينبغي أن يُفسر على أنه قائمة شاملة لجميع المسؤوليات أو المهارات أو ظروف العمل المرتبطة بالوظيفة. تحتفظ المنطقة بالحق في تعديل أو إضافة أو إزالة الواجبات وتعيين واجبات أخرى حسب الضرورة.

تاريخ (تواريخ المراجعة):

03/01/2026 – تم الإنشاء